Le coffre-fort de documents : stocker et partager vos documents
Un acquéreur vous appelle pour vous demander la dernière assemblée générale d’une copropriété. Vous êtes en déplacement, loin de votre bureau : impossible de lui envoyer le document, ou alors il faut déranger un collègue.
Le coffre-fort de documents règle ce problème. Vous stockez tous vos documents directement dans Prospeneo (sur une annonce de vente ou de location, sur un immeuble ou sur un contact) et vous les réutilisez à tout moment, notamment pour les envoyer par email.
Ajouter un document sur une annonce ou une propriété
Une annonce repose toujours sur une propriété : une annonce, c’est le statut d’une propriété (en vente ou en location). Les documents sont donc partagés entre la propriété et son annonce.
Ouvrez une annonce. Vous accédez au gestionnaire de médias de plusieurs façons :
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en cliquant sur la photo en haut à gauche, via le label Ajouter / Modifier ;
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depuis le menu Actions, sous-menu Ajouter / Modifier un média ;
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depuis l’onglet Marketing ou la partie Documents.
> Depuis l’onglet Documents, si aucun document n’est encore présent, vous ne pourrez pas ouvrir la partie médias. Passez alors par le menu Actions. :
Dans le Média Manager V4, la gestion des images et des watermarks, des documents et des vidéos a été repensée. Pour ajouter un document, allez dans la partie Documents et glissez-déposez votre fichier.
Public ou privé : qui voit quoi
Sur une annonce ou une propriété, chaque document est public ou privé :
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Public : visible par tous les utilisateurs de votre groupe.
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Privé : visible uniquement par vous.
> Pour les documents d’une annonce ou d’une propriété, laissez-les en public : tous vos collaborateurs y auront accès et pourront les exploiter. :
Retrouver et gérer vos documents
Une fois ajouté, le document apparaît dans l’onglet Documents. En cliquant dessus, vous pouvez l’ouvrir ou le modifier (retour au gestionnaire de médias).
Le gestionnaire propose deux vues :
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une vue vignette ;
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une vue liste, qui permet les actions groupées.
La vue liste est très pratique dès que vous avez plusieurs documents : sélectionnez-en plusieurs et téléchargez-les, passez-les en privé ou supprimez-les en une fois. La même logique s’applique aux images.
Ajouter des documents sur une fiche contact
Ouvrez un contact (par exemple le propriétaire lié à l’annonce), allez dans l’onglet Documents et glissez-déposez vos fichiers. Sur un contact, on stocke plutôt les documents relatifs à la personne : carte d’identité, avis d’imposition, titre de propriété. À vous de décider ce que vous placez sur l’annonce et ce que vous placez sur le contact.
> Sur un contact, il n’y a pas de notion de public ou privé : tout document ajouté est accessible à tous les utilisateurs de votre groupe. :
Envoyer un document par email depuis le coffre-fort
C’est là que le coffre-fort prend tout son sens. Un acquéreur vous demande l’AG d’un bien visité ? Cliquez sur l’icône email en haut à droite pour ouvrir la messagerie, puis Envoyer un email.
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Saisissez le nom de votre destinataire. S’il n’existe pas encore, vous pouvez le créer à la volée.
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Renseignez l’objet et votre message.
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Cliquez sur Pièces jointes : une fenêtre s’ouvre et vous pouvez rechercher dans l’intégralité de votre coffre-fort (documents rattachés aux propriétés, annonces, immeubles, contacts) ou importer un nouveau fichier.
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Sélectionnez vos documents, puis ajoutez-les en pièce jointe ou en tant que lien.
> Évitez de nommer tous vos documents « AG » : vous vous retrouverez avec des « AG » partout. Ajoutez un repère, par exemple l’adresse de l’immeuble, pour vous y retrouver dans le temps. :
> Les documents ajoutés en tant que lien restent accessibles 7 jours. Gros avantage avec plusieurs documents : votre email reste léger et risque moins d’être considéré comme spam. :
Une fois l’email envoyé, vous disposez de 5 secondes pour l’annuler en cas d’erreur. Tous les documents stockés sur vos annonces, immeubles et contacts restent disponibles et réutilisables à tout moment.