Connecter votre messagerie email à Prospeneo
La messagerie intégrée de Prospeneo vous permet d’envoyer, recevoir et répondre à vos emails sans quitter le logiciel. Chaque échange reste relié à vos contacts. Deux approches selon votre boîte : un domaine qui vous appartient (par exemple contact@votredomaine.com) ou un compte Gmail.
Accéder à la messagerie
En haut à droite, cliquez sur l’icône enveloppe. Vous arrivez sur votre messagerie. Tant qu’aucun compte n’est connecté, la liste est vide. En haut à droite, deux boutons : Paramètres et Envoyer un email.
Cliquez sur Paramètres, puis Ajouter un compte.
Renseigner les informations générales
Dans la fenêtre qui s’ouvre :
-
Nom de la messagerie : un libellé pour repérer cette boîte parmi les autres (ex :
Service client). -
Adresse email.
-
Nom de l’expéditeur : ce qui s’affichera sur vos emails envoyés (ex :
Service client Prospeneo). -
Visibilité : accessible à tout votre groupe (vision globale) ou uniquement à vous (vision personnelle).
Paramètres IMAP et SMTP
Renseignez ensuite la réception (IMAP) et l’envoi (SMTP) :
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Serveurs : généralement
imap.votredomaine.cometsmtp.votredomaine.com, avec le type de sécurité indiqué par votre hébergeur (OVH ou autre). -
Utilisateur / mot de passe : votre email et son mot de passe servent de login.
> Une case « identifiants identiques à l’IMAP » vous évite de ressaisir le login pour le SMTP, ce qui est le cas le plus fréquent. :
Cliquez sur Enregistrer. Dans la liste, l’expéditeur apparaît et le statut passe à connecté.
Tester la connexion et détecter les dossiers
Cliquez sur Tester la connexion. Après quelques secondes, deux indicateurs : IMAP ok et SMTP ok avec un point vert chacun. Votre messagerie est bien reliée à Prospeneo.
Cliquez ensuite sur Détecter automatiquement les dossiers IMAP : Prospeneo récupère vos dossiers (boîte de réception, envoyés, brouillons, archives, spam, corbeille). Enregistrez.
> Revenez aux emails via Retour aux emails en haut à gauche. Le chargement prend quelques secondes — rafraîchissez la fenêtre si besoin. :
Lire ses emails et suivre les fils de discussion
À gauche, vos dossiers (réception, brouillons, envoyés, spam, archives, corbeille). La boîte de réception affiche tous vos emails avec le suivi des fils de discussion : un petit chiffre à côté d’un email indique le nombre de messages dans la conversation. Cliquez sur la flèche pour dérouler le fil.
Répondre à un email
Deux façons de répondre : la réponse rapide en bas à droite, ou les actions en haut (Répondre, Transférer, Archiver, Supprimer).
Vous pouvez mettre en forme votre texte (gras…) et insérer votre signature. Utilisez la variable de signature : elle se transforme automatiquement à l’envoi avec vos coordonnées.
> À l’envoi, vous avez deux options : Envoyer plus tard ou Enregistrer comme brouillon. Après un envoi, un message vous laisse quelques secondes pour annuler — l’email repart alors en brouillon pour correction. :
Votre réponse vient s’ajouter au fil de discussion, ce qui garde l’historique complet sur le contact.
Attribuer un email à un collaborateur
Sur un fil ou un email, cliquez sur l’icône bonhomme (Attribuer). Choisissez un utilisateur de votre groupe et validez. Son nom apparaît à gauche avec le nombre de sujets qui lui sont attribués.
> Dans la boîte de réception commune, des initiales en vue liste indiquent qui gère chaque email. C’est purement de l’affichage (aucune restriction d’accès), mais très utile pour répartir un gros volume. :
Envoyer un email et créer le contact à la volée
Cliquez sur Envoyer un email, puis définissez le destinataire, l’objet et le message. En tapant les premières lettres, Prospeneo fait remonter en gras les contacts dont le nom ou l’email correspond.
> Vous ne pouvez pas envoyer un email à une adresse libre : le destinataire doit être un contact, pour garantir la traçabilité. Si le contact n’existe pas, créez-le à la volée — un lien vous le propose dès qu’aucun résultat n’est trouvé. Vous enrichissez ainsi votre base à chaque envoi. :
Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires, ainsi que des CC (copie visible) et CCI (copie cachée). Cliquez sur Envoyer.
Toute votre communication client est désormais au même endroit, reliée à vos fiches. Pour joindre des documents à vos emails (en pièce jointe ou en lien), voir l’article sur le coffre-fort de documents.