Analyser les documents d'une annonce avec l'IA

Titre de propriété, règlement de copropriété, diagnostics : les documents d’une annonce sont souvent scannés, mal nommés et longs à lire. Prospeneo les lit à votre place, leur donne un nom explicite et en tire une synthèse. Vous exploitez enfin des pièces que vous avez déjà.

Ouvrir l’onglet Documents d’une annonce

Ouvrez une annonce de vente et cliquez sur l’onglet Documents. Le menu Action propose aussi un raccourci pour analyser les documents et remplir l’annonce.

Ajouter un document scanné

Deux façons d’ajouter un document :

• cliquez sur le lien de l’onglet Documents ;

• ou ouvrez le menu Action et cliquez sur Ajouter ou modifier un média.

La fenêtre des médias s’ouvre avec ses onglets images, documents et vidéos. En passant par l’onglet Documents de l’annonce, elle s’ouvre directement sur les documents.

Glissez votre fichier dans la zone de dépôt. Dès qu’il est chargé, l’IA de Prospeneo lit l’intégralité du document et garde son contenu en mémoire pour la suite. Cela prend quelques secondes, parfois plus pour un document long, comme un règlement de copropriété avec ses modificatifs.

Le gestionnaire de médias d'une annonce, onglet « Documents » : la zone de dépôt, puis chaque document renommé par l'IA, avec son statut de lecture (« Lu », « Lu en partie »).

Retrouver une pièce grâce au renommage automatique

Une fois la lecture terminée, le document est renommé automatiquement. Ce n’est pas un gadget. Quand vous gérez plusieurs ventes à l’année, dix fichiers nommés « Titre de propriété » sont impossibles à distinguer.

Avec un nom explicite, la pièce se retrouve facilement. Par exemple, pour joindre un document à un email depuis l’application Mail de Prospeneo, tapez le type de document suivi d’une partie de l’adresse : la bonne pièce ressort. Un aperçu vous permet de vérifier avant de l’envoyer.

Prévisualiser, renommer et gérer un document

Dans l’onglet Documents, cliquez sur l’œil d’un document. Trois choix s’offrent à vous :

• Prévisualiser : le document s’ouvre dans une fenêtre, où vous pouvez le lire et le télécharger ;

• Modifier : la liste des documents s’ouvre ;

• Annuler.

Dans la liste, vous pouvez renommer un ancien document qui ne l’a pas été, l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre, ou le sélectionner pour accéder à ses actions : ouvrir, télécharger, envoyer par email, passer en privé, supprimer.

Au clic sur un document, la fenêtre « Attention » propose de le « Prévisualiser » ou de le « Modifier ».

Lancer l’analyse et lire la synthèse interne

Cliquez sur Analyser. Prospeneo lit tous les documents de l’annonce et en rédige une synthèse, enregistrée directement dans vos documents. Même sur plusieurs centaines de pages, vous obtenez :

• les grands points en résumé ;

• l’analyse de l’immeuble ;

• l’analyse du propriétaire ;

• l’analyse de la propriété, reprise des diagnostics et des désignations ;

• une synthèse des charges ;

• une synthèse des diagnostics.

La fenêtre « Analyse » d'une annonce : les documents cochés seront lus, puis « Lancer l'analyse » ; une analyse déjà enregistrée propose « Rédiger une présentation pour l'acquéreur » ou « Refaire l'analyse ».

Rédiger la présentation pour l’acquéreur

Cliquez de nouveau sur Analyser, puis sur Rédiger une présentation pour l’acquéreur. Prospeneo produit une fiche acquéreur, enregistrée elle aussi dans les documents. Prévisualisez-la pour la relire.

Elle ne remplace pas votre fiche commerciale avec le prix et les conditions. Elle résume les documents : l’immeuble et les travaux, la surface et les désignations, les charges et appels de fonds, les diagnostics. Elle précise qu’elle est donnée à titre indicatif et ne se substitue pas aux pièces légales. Elle ne contient rien de privé.

Vous gagnez du temps sur la lecture des pièces, et vous montrez à chaque visiteur un dossier clair et transparent.