Traiter les alertes email des portails

Les portails vous envoient des alertes de personnes qui recherchent en vente ou en location. Prospeneo vous permet de les trier, de créer le contact en un clic et d’automatiser la suite.

Rapatrier les alertes dans Prospeneo

Sur chaque portail, vous pouvez définir l’adresse qui reçoit les alertes : celles des personnes qui recherchent en vente, celles des personnes qui recherchent en location. Appelez cette adresse comme vous voulez.

Rapatriez ensuite cette boîte directement dans Prospeneo. La création d’une boîte fait l’objet d’une vidéo dédiée. Rien de compliqué.

Une boîte d'alertes portails dans la messagerie de Prospeneo : la liste des alertes reçues, et l'alerte ouverte à droite avec le bouton « Créer le contact ».

Trier les alertes

N’absorbez pas toutes les alertes automatiquement. Vous créeriez des contacts sans aucune qualification.

Pour chaque alerte, posez-vous une seule question : est-ce intéressant ou pas ? Si ce n’est pas intéressant, passez à la suivante.

Créer le contact depuis l’alerte

1. Ouvrez l’alerte qui vous intéresse.

2. Cliquez sur Créer le contact, le bouton juste au-dessus de l’email.

3. Une fenêtre s’ouvre. Prospeneo lit l’email et remplit par défaut le prénom, le nom, l’email et le téléphone.

4. Il ajoute aussi l’historique : d’où provient ce prospect.

La fenêtre « Créer un contact depuis ce lead » : prénom, nom, email et téléphone repris de l'alerte, le portail d'origine, et le commentaire avec l'annonce et le lien.

Ajouter un tag pour automatiser

Dans cette même fenêtre, vous pouvez ajouter un tag. C’est là que tout se joue : dans les règles d’automatisation, le tag est un déclencheur. Ajouter le tag lance donc l’automatisation qui lui est liée.

1. Sous Tags, cliquez sur + et choisissez votre tag. Par exemple : Prospect Locataire.

2. Cliquez sur Créer le contact.

Un tag ajouté dans la fenêtre « Créer un contact depuis ce lead » avant de cliquer sur « Créer le contact » : il servira de déclencheur.

Derrière, la règle d’automatisation associe ce tag à un envoi d’email.

La « Règle d'automatisation » : le déclencheur « Tag ajouté » avec le tag choisi, et l'action « Envoyer un email » au contact.

Première suite : proposer un rendez-vous

Avec le tag Prospect Locataire, la règle envoie par exemple cet email : « J’ai bien reçu votre demande. Veuillez prendre rendez-vous sur cette page. »

Sur cette page, la personne réserve un rendez-vous sur les créneaux de visite que vous avez prévus, par exemple le jeudi après-midi.

Le déroulé est ensuite automatique :

1. La personne reçoit l’email.

2. Elle prend rendez-vous.

3. Vous êtes prévenu.

4. La visite a lieu.

Deuxième suite : demander le dossier d’abord

Vous gérez votre workflow comme vous le souhaitez. Vous pouvez demander à la personne de vous envoyer d’abord ses documents, son dossier.

Le principe reste le même : un tag arrive, le déclencheur envoie un email. Cet email renvoie la personne vers une page web créée dans Prospeneo, avec un formulaire où elle charge ses documents.

Retrouver le contact et ses documents

1. Cliquez sur le menu, puis sur Personne → Contact.

2. Ouvrez la fiche du contact créé depuis l’alerte.

Si la personne a déposé ses documents, la partie Formulaires de sa fiche affiche le formulaire répondu, avec le lien. Les documents arrivent directement sur la fiche.

L’analyse IA prend alors le relais : elle découpe automatiquement les documents, les analyse et produit une analyse de solvabilité du dossier.

La liste des contacts peut aussi être filtrée par tag pour retrouver tous les prospects d’un même flux.

La liste des contacts filtrée par tag : « Ajouter un filtre », puis le tag coché dans le filtre « Tags » et « Appliquer ».

Vous rapatriez tous vos leads de location et vous gérez tout le suivi en quelques clics, sans perdre de temps à renvoyer des emails ou à rappeler chaque prospect.