Partager votre agenda avec votre équipe dans Prospeneo
Une fois votre Google Agenda connecté à Prospeneo (voir l’article dédié à la connexion), vous pouvez interagir avec les agendas des autres utilisateurs de votre groupe : afficher leurs événements, les modifier, et créer des rendez-vous pour leur compte. Les droits sont gérés par Google.
Afficher les agendas de votre groupe
À gauche de l’agenda, tous les utilisateurs de votre compte apparaissent, par défaut en non-connecté. Au-dessus, la rubrique Mes Agendas regroupe les vôtres.
Voir les agendas de vos collaborateurs demande deux conditions : qu’ils aient partagé leur agenda, et que vous le cochiez pour l’afficher.
Activer le partage de votre agenda
Sur votre agenda, à droite, une icône bonhomme barré : tant qu’elle est barrée, votre agenda n’est visible que par vous. Cliquez dessus pour la débarrer (elle devient deux bonshommes) : votre agenda est désormais partagé avec les utilisateurs de votre groupe.
> Après activation, rafraîchissez. Côté collaborateur, votre agenda apparaît en non-coché : il suffit de le cocher pour voir vos événements. :
Autoriser la modification (côté Google)
Afficher un agenda ne suffit pas pour le modifier. Si vous tentez de modifier l’événement d’un collègue sans droits, un message d’erreur s’affiche : échec de la mise à jour de l’événement.
> Les droits de modification sont gérés directement dans Google Agenda, pas dans Prospeneo. Vous pouvez afficher les événements de tout votre groupe, mais vous ne pourrez les modifier que si l’utilisateur vous en a donné l’autorisation côté Google. :
Partager depuis Google Agenda
Sur le compte Google, dans Mes agendas, survolez l’agenda → trois points → Paramètres et partage. Dans la section Partagé avec, ajoutez les personnes concernées :
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Saisissez l’email de la personne.
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Définissez les droits : voir les détails de l’événement (lecture seule), Modifier des événements, ou modifier + gérer le partage.
> Utilisez exactement le même email que celui configuré sur le compte Google du partage. Pour pouvoir intervenir sur les événements, choisissez le droit Modifier des événements. :
> Chaque personne ajoutée reçoit un email d’invitation qu’elle doit accepter. Répétez l’opération pour chaque collaborateur concerné : vous n’êtes pas obligé de partager avec tout le groupe, vous choisissez qui peut voir et modifier. :
Une fois le droit accordé et l’invitation acceptée, vous modifiez l’événement d’un collègue depuis votre agenda (édition, glisser-déposer vers un autre jour) et la modification se répercute sur son agenda.
Créer un événement pour un collaborateur
Sur vos propres agendas (ex : agenda pro et agenda perso), vous affectez un événement à l’un ou l’autre sans contrainte.
Pour créer un événement pour un collaborateur : créez l’événement, puis en bas, dans la liste déroulante d’affectation, sélectionnez son agenda (il apparaît dès lors qu’il partage le sien). L’événement est créé par vous, pour le compte de ce collaborateur, et apparaît sur son agenda.
> Restriction Google : une fois l’événement créé sur l’agenda d’une personne, vous ne pouvez pas le réaffecter à un autre utilisateur (message d’erreur). Pour corriger, supprimez l’événement et recréez-le en l’affectant dès le départ à la bonne personne. :