Partager votre agenda avec votre équipe dans Prospeneo
Une fois votre agenda connecté à Prospeneo (voir Connecter et utiliser l’agenda Prospeneo avec Google Agenda), vous travaillez avec les agendas de votre équipe : vous voyez leurs événements, et vous posez des rendez-vous pour ceux qui vous y autorisent.
Nouveau : tout se règle dans Prospeneo. Vous n’avez plus à partager votre agenda dans Google Agenda, ni à donner le droit « Modifier des événements » à chaque collègue.
Deux réglages séparés : voir et modifier
| Qui décide | Où | |
|---|---|---|
| Voir votre agenda | Vous, agenda par agenda | L’icône de partage, à droite de chacun de vos agendas, dans l’agenda |
| Modifier votre agenda | Vous, conseiller par conseiller | Qui peut modifier, sur le bloc Google Calendar (ou Outlook) des Intégrations |
Vous pouvez montrer votre agenda à toute l’équipe, pour qu’elle sache quand vous êtes disponible, et ne donner le droit de le modifier qu’à une ou deux personnes : votre assistante, par exemple.
Partager votre agenda pour qu’on le voie
À gauche de l’agenda, la rubrique Mes agendas regroupe les vôtres. À droite de chacun, une icône le partage ou non avec votre équipe (Partager cet agenda avec mon équipe au survol).
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Icône barrée : l’agenda n’est visible que par vous.
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Cliquez dessus : votre agenda est partagé avec les utilisateurs de votre groupe.
Chez vos collègues, votre agenda apparaît alors dans la liste, non coché. Il leur suffit de cocher sa case pour afficher vos événements.
À gauche de l'agenda : la case affiche ou masque un agenda, l'icône à droite le partage avec l'équipe (barrée : non partagé). Les agendas des collègues sont sous « Autres agendas ».
La case à cocher d’un agenda ne fait que l’afficher ou le masquer sur votre écran. Elle ne change rien pour les autres.
Autoriser un collègue à modifier votre agenda
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Allez dans Configuration → Intégrations.
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Sur le bloc Google Calendar (ou Outlook), cliquez sur Qui peut modifier.
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Dans la fenêtre Qui peut modifier mon agenda, cochez les conseillers autorisés. Vous pouvez chercher par nom, filtrer par point de vente, ou Tout cocher.
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Cliquez sur Enregistrer.
Les conseillers cochés peuvent créer, déplacer et supprimer des événements dans votre agenda depuis Prospeneo. Une seule liste vaut pour Google et pour Outlook.
La fenêtre « Qui peut modifier mon agenda », ouverte depuis le bloc Google Calendar des Intégrations : recherche par nom, filtre par point de vente, conseillers autorisés cochés.
Un collègue qui n’est pas coché voit votre agenda, s’il est partagé, mais ne peut pas le modifier. S’il essaie, un message lui indique que vous ne l’avez pas autorisé.
Créer un événement pour un collègue
Un collègue vous a autorisé ? Créez l’événement, puis en bas, dans la liste des agendas, choisissez le sien. L’événement est créé par vous, pour son compte, et apparaît dans son agenda.
Le bas de la fenêtre d'un événement : la liste qui choisit l'agenda, le vôtre ou celui d'un collègue.
Une fois l’événement créé dans l’agenda d’une personne, vous ne pouvez pas le réaffecter à un autre agenda. Pour corriger, supprimez l’événement et recréez-le dans le bon agenda.
Un rendez-vous en ligne pour un collègue : Pour une visite ou une estimation, prenez plutôt un rendez-vous en ligne : le champ Pour qui désigne le collègue qui le reçoit. Voir Planifier un rendez-vous depuis la fiche d’un contact.
Garder un rendez-vous privé
Dans Google Agenda, mettez la visibilité d’un événement sur Privé : pour un rendez-vous personnel, par exemple. Vos collègues voient que vous êtes occupé, sans le détail.
Points d’attention
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Le partage pour voir se fait agenda par agenda : si vous avez plusieurs agendas, activez l’icône sur chacun.
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Le droit de modifier se donne par personne, et vaut pour tous vos agendas connectés.
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Les deux réglages sont réversibles à tout moment.