Connecter et utiliser l'agenda Prospeneo avec Google Agenda
L’agenda intégré à Prospeneo se connecte à votre Google Agenda. Sa particularité : comme c’est un agenda métier, chaque événement peut être relié à vos contacts, vos annonces et vos bons de visite — ce qu’un agenda classique ne sait pas faire.
Connecter votre Google Agenda
Sous votre image, allez dans Configuration → Intégration. Deux intégrations existent : Google Calendar et MyNotary. Sur Google Calendar, cliquez sur Connecter.
Une fenêtre explique le fonctionnement. Cliquez sur J’ai compris, puis la pop-up Google habituelle s’ouvre. Choisissez votre agenda et Continuer.
> Google vous demande d’autoriser l’accès à vos services avec deux cases à cocher. Cochez impérativement les deux, sinon la connexion ne fonctionnera pas. Puis Continuer. :
Choisir l’agenda par défaut
La pop-up vous demande de sélectionner le ou les agendas à utiliser. Une étoile définit l’agenda par défaut (Définir comme calendrier par défaut au survol).
> L’agenda par défaut reçoit automatiquement chaque nouvel événement que vous créez. Cliquez sur Appliquer puis Continuer. Un rond vert avec une coche en haut à droite du bloc Calendar confirme la connexion. Pour vous déconnecter, cliquez sur Déconnecter. :
Les vues de l’agenda
En haut à droite, l’icône agenda affiche un point rouge quand vous avez au moins un événement le jour même. L’agenda propose quatre vues : jour, semaine, mois et planning.
En vue semaine, les événements passés apparaissent en opacité réduite, les événements à venir avec des couleurs spécifiques. À gauche, le ou les agendas que vous affichez.
Partager un agenda avec votre équipe
Quand vous cliquez sur un agenda à afficher, une pop-up explique comment le partager avec d’autres utilisateurs de votre groupe.
> Les agendas de la rubrique Mes Agendas sont les vôtres : ils vous sont automatiquement accessibles. En revanche, les agendas de vos collaborateurs n’apparaîtront PAS tant qu’ils ne sont pas partagés côté Google Agenda. Sans ce partage : vous ne verrez pas l’agenda et vous ne pourrez pas intervenir dessus. Suivez l’article dédié au partage Google Agenda. :
Créer un événement
Cliquez sur une journée. Vous renseignez :
-
un titre (ex :
Estimation R1) ; -
les horaires (ex : 13h-14h), ou journée entière ;
-
la récurrence (tous les jours, certains jours de la semaine…) ;
-
un lieu et une description (mise en forme, liens).
Lier contacts, annonces et bons de visite
C’est la valeur métier : vous rattachez à l’événement des contacts, des annonces et des bons de visite. Exemple pour une visite : sélectionnez l’annonce concernée (elle apparaît dans l’événement), puis rattachez les acquéreurs qui feront la visite.
> Les contacts et annonces liés n’apparaîtront PAS sur votre agenda Google : Google ne gère pas ces données métier. Pour les retrouver en déplacement, utilisez l’application mobile (agenda à venir côté mobile). :
Choisir l’agenda et la couleur
En bas de l’événement, sélectionnez l’agenda cible (ex : agenda pro ou agenda perso — vous pouvez gérer plusieurs agendas dans Prospeneo). Choisissez une couleur par défaut selon le type d’événement.
> Les couleurs s’appuient sur la palette Google (donc limitée), mais elles reprennent les événements clés de l’activité d’un conseiller immobilier (estimation, visite…). Vous pouvez aussi ajouter des notifications, comme dans Google. :
Cliquez sur Créer un événement : il apparaît dans Prospeneo et se synchronise sur votre agenda Google.
Gérer la visibilité et modifier un événement
À gauche, chaque agenda affiche une icône bonhomme. Barrée = l’agenda n’est visible que par vous. En la décochant, tous les membres de votre équipe voient les événements de cet agenda. Vous décidez ainsi quel agenda partager.
> Pour modifier un événement : glissez-déposez pour le déplacer (une temporisation permet d’annuler en cas d’erreur), ou cliquez dessus pour l’ouvrir et ajouter une annonce ou un contact. Un clic sur une annonce liée vous renvoie directement sur sa fiche. :
Sur la fiche événement, vous retrouvez le titre, la date, la récurrence, le commentaire, l’agenda concerné et le créateur — utile quand un événement a été créé pour le compte d’un autre collaborateur.