Connecter et utiliser l'agenda Prospeneo avec Google Agenda

L’agenda intégré à Prospeneo se connecte à votre Google Agenda. Les rendez-vous que vous prenez depuis la fiche d’un contact ou un rapprochement s’y écrivent avec le contact et les annonces.

Nouveau : la connexion a été simplifiée. Google Meet se connecte en même temps que Google Agenda, et le droit de modifier votre agenda se donne dans Prospeneo, plus dans Google.

Connecter votre Google Agenda

1. Sous votre image, allez dans Configuration → Intégrations. Vous y trouvez les blocs Google Calendar et Google Meet.

2. Sur Google Calendar, cliquez sur Connecter.

3. Une fenêtre explique le fonctionnement. Cliquez sur J’ai compris.

4. La fenêtre Google s’ouvre. Choisissez votre adresse e-mail, puis Continuer.

La fenêtre d'autorisation de Google : les deux cases d'accès à Google Agenda à cocher avant de continuer.

Puis cliquez sur Continuer.

Choisir vos agendas et l’agenda par défaut

Une fenêtre s’ouvre, avec l’adresse de votre compte Google. Deux réglages :

1. Les agendas à connecter. Cochez ceux que vous voulez voir dans Prospeneo, par exemple votre agenda professionnel et votre agenda personnel. Vous n’êtes pas obligé de tous les connecter.

2. L’agenda par défaut. Cliquez sur l’étoile de l’agenda qui recevra vos nouveaux événements et vos rendez-vous en ligne (Définir comme calendrier par défaut au survol). Cliquez sur Appliquer.

La fenêtre de choix des agendas : une case par agenda, et l'étoile qui désigne l'agenda par défaut.

Vérifier les conflits

Ensuite, cochez le ou les agendas sur lesquels Prospeneo doit vérifier les conflits, puis cliquez sur Continuer.

C’est important pour vos rendez-vous en ligne : Prospeneo regarde si vous êtes déjà pris sur ces agendas avant de proposer un créneau. Un prospect ne peut donc pas réserver une heure où vous avez déjà un rendez-vous.

Une coche verte en haut à droite du bloc Google Calendar confirme la connexion. Pour vous déconnecter, cliquez sur Déconnecter.

Un seul agenda par défaut

L’agenda par défaut est celui où s’écrivent vos rendez-vous en ligne. Vous pouvez en changer à tout moment : cliquez sur l’étoile d’un autre agenda.

Qui peut modifier votre agenda

Sur le bloc Google Calendar, cliquez sur Qui peut modifier. La fenêtre Qui peut modifier mon agenda s’ouvre.

1. Cochez les conseillers autorisés, un par un, ou tous ceux d’un point de vente. Une recherche par nom vous aide dans une grande équipe.

2. Cliquez sur Enregistrer.

Les conseillers cochés peuvent créer, déplacer et supprimer des événements dans votre agenda depuis Prospeneo. Par exemple, votre assistante pose un rendez-vous pour vous. Les autres voient seulement votre agenda, s’il est partagé.

La fenêtre « Qui peut modifier mon agenda », ouverte depuis le bloc Google Calendar des Intégrations : recherche par nom, filtre par point de vente, conseillers autorisés cochés.

Les vues de l’agenda

En haut à droite, l’icône agenda affiche un point rouge quand vous avez au moins un événement le jour même. L’agenda propose quatre vues : jour, semaine, mois et planning.

En vue semaine, les événements passés apparaissent en opacité réduite, les événements à venir avec des couleurs spécifiques.

Afficher, partager et garder privé

À gauche de l’agenda, la liste de vos agendas et de ceux de vos collègues :

• La case à cocher affiche ou masque un agenda sur votre écran. C’est seulement de l’affichage.

• L’icône à droite de chacun de vos agendas le partage, ou non, avec votre équipe : vos collègues le voient, pour savoir si vous êtes disponible.

Voir votre agenda et le modifier sont deux choses séparées. Vous pouvez montrer votre agenda à toute l’équipe, et ne donner le droit de le modifier qu’à une ou deux personnes.

À gauche de l'agenda : la case affiche ou masque un agenda, l'icône à droite le partage avec l'équipe (barrée : non partagé). Les agendas des collègues sont sous « Autres agendas ».

Chaque agenda peut avoir sa couleur : voir Personnaliser la couleur par agenda.

Créer un événement

Cliquez sur une journée. Vous renseignez :

• un titre (ex : Estimation R1) ;

• les horaires (ex : 13h-14h), ou journée entière ;

• la récurrence (tous les jours, certains jours de la semaine…) ;

• un lieu et une description (mise en forme, liens).

Choisir l’agenda et la couleur

En bas de l’événement, sélectionnez l’agenda cible : agenda pro ou agenda perso, par exemple. Choisissez une couleur par défaut selon le type d’événement.

Le bas de la fenêtre d'un événement : le choix de l'agenda et de la couleur.

Cliquez sur Créer un évènement : il apparaît dans Prospeneo et se synchronise sur votre agenda Google.

Modifier un événement

Pour déplacer un événement, glissez-déposez-le (une temporisation permet d’annuler en cas d’erreur). Un clic sur une annonce liée vous renvoie directement sur sa fiche.

Sur la fiche événement, vous retrouvez le titre, la date, la récurrence, le commentaire, l’agenda concerné et le créateur, utile quand un événement a été créé pour le compte d’un autre collaborateur.