Confirmer, réattribuer ou déplacer un rendez-vous à venir
Un rendez-vous est pris. Puis un collaborateur n’est plus disponible, ou le rendez-vous doit être décalé. Depuis Mes rendez-vous, vous agissez directement sur les rendez-vous à venir sans les perdre.
Ne déplacez pas un rendez-vous dans l’agenda : Glisser l’évènement dans votre agenda Google ou Outlook ne prévient personne et laisse Prospeneo sur l’ancienne heure. Passez par Mes rendez-vous : le prospect reçoit le bon e-mail, les automatisations et les statistiques restent justes.
Pas les rendez-vous libres : Mes rendez-vous montre les rendez-vous pris sur un type de rendez-vous : ceux que vos contacts réservent depuis une page web, et ceux que vous prenez pour eux, depuis la fiche d’un contact ou le rapprochement. Un rendez-vous libre est un simple évènement de l’Agenda : il n’apparaît pas ici. Voir Rendez-vous libre ou rendez-vous, lequel choisir et où le retrouver.
Confirmer un rendez-vous en attente
Si votre type de rendez-vous n’est pas confirmé automatiquement, chaque nouveau rendez-vous arrive dans l’onglet En attente. Cliquez sur le bouton Confirmer pour le valider.
Le menu des agendas, en haut de la liste, vous permet d’afficher vos rendez-vous à confirmer, ceux d’un collègue, ou ceux de toute l’agence avec Tous les rendez-vous.
Ouvrir un rendez-vous à venir
L’onglet À venir regroupe les rendez-vous qui n’ont pas encore eu lieu. Cliquez sur l’un d’eux pour afficher son détail :
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la date et l’heure ;
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le nom de la personne et la date de création du contact. Un contact créé le jour même n’existait pas encore dans votre CRM ;
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les réponses au formulaire et le lieu (sur place, par exemple).
Le menu « Mes rendez-vous », onglet « À venir » : au clic sur un rendez-vous, son détail s'ouvre à droite (invité, formulaire, lieu, annonce liée, organisateur).
Voir le contact du rendez-vous
Ouvrez le menu trois petits points du rendez-vous. Il propose trois actions : Voir le contact, Annuler le rendez-vous et Réattribuer le rendez-vous.
Sous la date, le lien Voir l’événement dans l’agenda ouvre votre agenda sur le jour du rendez-vous. Vous y retrouvez son résumé : contacts, annonces à visiter, état du bon de visite.
Voir le contact ouvre sa fiche sur l’onglet Rendez-vous. Le détail y est identique à celui de Mes rendez-vous.
La fiche du contact ouverte depuis le rendez-vous : l'onglet « Rendez-vous » affiche la visite à venir et son statut.
Réattribuer à un membre de l’équipe
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Dans le menu trois petits points, cliquez sur Réattribuer le rendez-vous.
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Sélectionnez le membre de votre équipe qui reprend le rendez-vous.
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Validez la réattribution.
Le menu « … » d'un rendez-vous à venir : « Voir le contact », « Réattribuer le rendez-vous », « Annuler le rendez-vous », à côté du bouton « Déplacer ».
La fenêtre « Réattribuer le rendez-vous » : même heure, même lieu, même contact ; seul le membre change, avec l'option « Poser le rendez-vous hors de ses disponibilités ».
Réattribuer un rendez-vous peut entrer en conflit avec les disponibilités du nouveau membre. Pour un rendez-vous personnel, aucune rotation ne remplace le membre : la disponibilité du remplaçant se lit sur son planning par défaut. Vous pouvez forcer le rendez-vous en dehors de ses disponibilités, mais un rendez-vous qui en chevauche un autre reste refusé.
Pour vérifier, choisissez le membre concerné dans le menu des agendas, ou Tous les rendez-vous : le rendez-vous réattribué a quitté votre liste et apparaît dans la sienne. L’évènement passe aussi dans son agenda.
Vous savez déjà qui recevra le rendez-vous ? Prenez-le directement pour lui : dans la fenêtre de réservation, le champ Pour qui désigne le collègue qui le reçoit. Vous n’avez rien à réattribuer ensuite. Voir Planifier un rendez-vous depuis la fiche d’un contact.
Annuler un rendez-vous
Le prospect vous appelle pour annuler, ou vous ne pouvez plus l’honorer :
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Cliquez sur le rendez-vous à venir.
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Dans le menu trois petits points, cliquez sur Annuler le rendez-vous.
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Indiquez le motif, par exemple « Malade ».
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Validez.
Le rendez-vous passe dans l’onglet Annulés. Le motif s’affiche sur sa ligne. Cliquez dessus pour retrouver tout son détail, le motif de l’annulation et qui l’a annulé.
Le prospect ne vous a pas prévenu et n’est pas venu ? N’annulez pas : attendez que le rendez-vous passe dans À clôturer et clôturez-le Non honoré. Voir Gérer mes rendez-vous.
Depuis l’agenda : Gérer le rendez-vous
Dans votre agenda, un évènement créé par un rendez-vous porte un bouton Gérer le rendez-vous. Il vous ramène sur le rendez-vous, avec les mêmes actions : annuler, réattribuer, déplacer.
Déplacer un rendez-vous
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Cliquez sur le rendez-vous à venir.
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Choisissez de le déplacer.
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Sélectionnez le nouveau jour et le nouvel horaire. Les créneaux proposés sont ceux de la personne qui tient le rendez-vous, même s’il s’agit d’un collègue.
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Validez le déplacement.
Si l’horaire voulu n’est pas proposé, cochez Poser en dehors des créneaux proposés pour poser le rendez-vous quand même.
La fenêtre « Déplacer le rendez-vous » : nouvelle date et heure de début, option « Poser en dehors des créneaux proposés » ; le client reçoit la nouvelle date par e-mail.
Quand vous déplacez un rendez-vous, l’évènement se déplace tout seul dans votre agenda, et la personne concernée est prévenue automatiquement du changement.
Vous réorganisez votre planning sans perdre de rendez-vous, et chacun est tenu au courant du changement.