Confirmer, réattribuer ou déplacer un rendez-vous à venir
Un rendez-vous en ligne est pris. Puis un collaborateur n’est plus disponible, ou le rendez-vous doit être décalé. Depuis Mes rendez-vous, vous agissez directement sur les rendez-vous à venir sans les perdre.
Confirmer un rendez-vous en attente
Si votre type de rendez-vous n’est pas confirmé automatiquement, chaque nouveau rendez-vous arrive dans l’onglet En attente. Cliquez sur le bouton Confirmer pour le valider.
Une liste déroulante vous permet d’afficher le ou les rendez-vous à confirmer.
Ouvrir un rendez-vous à venir
L’onglet À venir regroupe les rendez-vous qui n’ont pas encore eu lieu. Cliquez sur l’un d’eux pour afficher son détail :
-
la date et l’heure ;
-
le nom de la personne et la date de création du contact. Un contact créé le jour même n’existait pas encore dans votre CRM ;
-
les réponses au formulaire et le lieu (sur place, par exemple).
Le menu « Mes rendez-vous », onglet « À venir » : au clic sur un rendez-vous, son détail s'ouvre à droite (invité, formulaire, lieu, annonce liée, organisateur). ## Voir le contact du rendez-vous
Ouvrez le menu trois petits points du rendez-vous. Il propose trois actions : Voir le contact, Annuler le rendez-vous et Réattribuer le rendez-vous.
Voir le contact ouvre sa fiche sur l’onglet Rendez-vous. Le détail y est identique à celui de Mes rendez-vous.
La fiche du contact ouverte depuis le rendez-vous : l'onglet « Rendez-vous » affiche la visite à venir et son statut. ## Réattribuer à un membre de l’équipe
-
Dans le menu trois petits points, cliquez sur Réattribuer le rendez-vous.
-
Sélectionnez le membre de votre équipe qui reprend le rendez-vous.
-
Validez la réattribution.
Le menu « … » d'un rendez-vous à venir : « Voir le contact », « Réattribuer le rendez-vous », « Annuler le rendez-vous », à côté du bouton « Déplacer ».
La fenêtre « Réattribuer le rendez-vous » : même heure, même lieu, même contact ; seul le membre change, avec l'option « Poser le rendez-vous hors de ses disponibilités ».
> Réattribuer un rendez-vous peut entrer en conflit avec les disponibilités du nouveau membre. Pour un rendez-vous personnel, aucune rotation ne remplace le membre : la disponibilité du remplaçant se lit sur son planning par défaut. Vous pouvez forcer le rendez-vous en dehors de ses disponibilités, mais un rendez-vous qui en chevauche un autre reste refusé. :
Pour vérifier, sélectionnez dans la liste déroulante les rendez-vous du membre concerné : le rendez-vous réattribué y apparaît.
Déplacer un rendez-vous
-
Cliquez sur le rendez-vous à venir.
-
Choisissez de le déplacer.
-
Sélectionnez le nouveau jour et le nouvel horaire.
-
Validez le déplacement.
Si l’horaire choisi est en dehors des disponibilités, une option vous permet de poser le rendez-vous quand même. 
La fenêtre « Déplacer le rendez-vous » : nouvelle date et heure de début, option « Poser en dehors des créneaux proposés » ; le client reçoit la nouvelle date par e-mail.
> Quand vous déplacez un rendez-vous, la personne concernée est prévenue automatiquement du changement. :
Vous réorganisez votre planning sans perdre de rendez-vous, et chacun est tenu au courant du changement.