Les déclencheurs d'automatisation des rendez-vous
Un rendez-vous est pris, reporté ou annulé. Plutôt que de surveiller votre agenda, vous laissez Prospeneo agir à chaque événement. Cinq déclencheurs sont dédiés aux rendez-vous. Un rendez-vous libre n’en déclenche aucun.
Créer une règle d’automatisation
Allez dans le menu Automatisation et emails, rubrique Automatisation, puis créez une règle d’automatisation. Cliquez sur le déclencheur : la fenêtre Ajouter un déclencheur s’ouvre.
Dans la liste des déclencheurs, la catégorie Rendez-vous regroupe les cinq déclencheurs des rendez-vous :
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Rendez-vous pris ;
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Rendez-vous reporté ;
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Rendez-vous annulé ;
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Rendez-vous honoré ;
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Rendez-vous manqué.
La catégorie « Rendez-vous » de la fenêtre « Ajouter un déclencheur » : « Rendez-vous pris », « reporté », « annulé », « honoré » et « manqué », chacun avec ce qui le déclenche.
Rendez-vous pris
Ce déclencheur agit quand une personne arrive sur votre page, sélectionne un créneau, remplit le formulaire (e-mail, nom, prénom et les questions que vous avez prévues) puis valide.
Il part aussi quand vous prenez le rendez-vous vous-même, depuis la fiche d’un contact ou un rapprochement, sauf si la règle est limitée à une page de réservation.
Derrière, vous pouvez par exemple :
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ajouter un tag, pour filtrer ensuite tous les contacts passés par ce type de rendez-vous ;
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retirer un tag, par exemple un ancien tag si la personne est déjà cliente ;
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envoyer un e-mail au contact ;
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vous envoyer un e-mail pour être prévenu, avec le nom, le prénom et le téléphone de la personne pour la retrouver dans votre CRM.
Une règle sur « Rendez-vous pris », limitée à un tunnel et une étape : elle ajoute un tag, vous envoie un email et envoie un email au contact.
Ce déclencheur est le même que celui présenté dans l’article Automatiser la suite d’une réservation depuis un tunnel de vente. Ici, vous le créez depuis l’automatisation générale plutôt que depuis le tunnel.
Rendez-vous reporté ou annulé
Vous déplacez ou annulez un rendez-vous depuis Mes rendez-vous. Voir Confirmer, réattribuer ou déplacer un rendez-vous à venir.
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Rendez-vous reporté se déclenche quand un conseiller déplace le rendez-vous. Par exemple, envoyez un e-mail au prospect pour lui confirmer la nouvelle date, ou prévenez le collègue concerné.
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Rendez-vous annulé se déclenche quand un conseiller annule le rendez-vous. Par exemple, proposez au prospect de reprendre rendez-vous.
Un rendez-vous déplacé en glissant l’évènement dans votre agenda Google ou Outlook ne déclenche rien. Passez par Mes rendez-vous, ou par le bouton Gérer le rendez-vous de l’évènement.
Rendez-vous honoré ou manqué
Ces deux déclencheurs dépendent de vous. Après le rendez-vous, vous indiquez manuellement si la personne est venue ou non.
Pourquoi un geste manuel ? Pour un rendez-vous sur place, le logiciel ne peut pas savoir si le rendez-vous a réellement eu lieu. La façon de clôturer un rendez-vous est décrite dans l’article Gérer mes rendez-vous.
Une fois le rendez-vous clôturé comme honoré ou manqué, la règle correspondante se déclenche : un tag, un e-mail de suivi, une notification.
D’autres déclencheurs existent dans les règles d’automatisation. Ces cinq-là sont propres aux rendez-vous et servent au suivi de chaque prise de rendez-vous.
Vous êtes prévenu de chaque changement avec les coordonnées du contact, vos contacts sont classés par tag, et vous indiquez vous-même qui est venu.