Les déclencheurs d'automatisation des rendez-vous en ligne
Un rendez-vous en ligne est pris, reporté ou annulé. Plutôt que de surveiller votre agenda, vous laissez Prospeneo agir à chaque événement. Cinq déclencheurs sont dédiés aux rendez-vous en ligne.
Créer une règle d’automatisation
Allez dans le menu Marketing et emails, rubrique Automatisation, puis créez une règle d’automatisation. Cliquez sur le déclencheur : la fenêtre Ajouter un déclencheur s’ouvre.
Dans la liste des déclencheurs, les cinq derniers concernent les rendez-vous en ligne :
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Rendez-vous pris ;
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Rendez-vous reporté ;
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Rendez-vous annulé ;
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Rendez-vous honoré ;
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Rendez-vous manqué.
La fenêtre « Ajouter un déclencheur » : les cinq derniers concernent les rendez-vous en ligne, « Rendez-vous pris », « reporté », « annulé », « honoré » et « manqué ». ## Rendez-vous pris
Ce déclencheur agit quand une personne arrive sur votre page, sélectionne un créneau, remplit le formulaire (e-mail, nom, prénom et les questions que vous avez prévues) puis valide.
Derrière, vous pouvez par exemple :
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ajouter un tag, pour filtrer ensuite tous les contacts passés par ce type de rendez-vous ;
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retirer un tag, par exemple un ancien tag si la personne est déjà cliente ;
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envoyer un e-mail au contact ;
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vous envoyer un e-mail pour être prévenu, avec le nom, le prénom et le téléphone de la personne pour la retrouver dans votre CRM.
Une règle sur « Rendez-vous pris », limitée à un tunnel et une étape : elle ajoute un tag, vous envoie un email et envoie un email au contact.
> Ce déclencheur est le même que celui présenté dans l’article « Automatiser la suite d’une réservation depuis un tunnel de vente ». Ici, vous le créez depuis l’automatisation générale plutôt que depuis le tunnel. :
Rendez-vous reporté ou annulé
Quand le contexte le permet, la personne peut reporter son rendez-vous. Le déclencheur Rendez-vous reporté vous permet alors de vous envoyer automatiquement un e-mail : cette personne a reporté, voici son nom et son prénom.
Le déclencheur Rendez-vous annulé fonctionne de la même façon, que l’annulation vienne de la personne ou de vous.
Rendez-vous honoré ou manqué
Ces deux déclencheurs dépendent de vous. Après le rendez-vous, vous indiquez manuellement si la personne est venue ou non.
> Pourquoi un geste manuel ? Pour un rendez-vous sur place, le logiciel ne peut pas savoir si le rendez-vous a réellement eu lieu. La façon de clôturer un rendez-vous est décrite dans l’article « Gérer mes rendez-vous en ligne ». :
Une fois le rendez-vous clôturé comme honoré ou manqué, la règle correspondante se déclenche : un tag, un e-mail de suivi, une notification.
D’autres déclencheurs existent dans les règles d’automatisation. Ces cinq-là sont propres aux rendez-vous et servent au suivi de chaque prise de rendez-vous.
Vous êtes prévenu de chaque changement avec les coordonnées du contact, vos contacts sont classés par tag, et vous indiquez vous-même qui est venu.