Créer un type de rendez-vous

Fixer un rendez-vous d’estimation demande souvent plusieurs échanges d’e-mails ou de SMS. Avec les rendez-vous de Prospeneo, le prospect choisit lui-même un créneau parmi vos disponibilités. Tout part d’un type de rendez-vous, créé pour un contexte précis.

À quoi sert un type de rendez-vous

Un type de rendez-vous sert à laisser un prospect réserver une estimation, à inscrire des visiteurs à une porte ouverte depuis une page web, ou à organiser des visites de location. Quand une personne réserve, vous savez par quel type elle est passée.

Pour en créer un :

1. Allez dans Rendez-vous, puis Types de rendez-vous.

2. En haut à droite, cliquez sur Créer un type de rendez-vous.

3. Choisissez un type individuel (il ne concerne que vous) ou un type équipe.

4. Dans la fenêtre, saisissez un nom (par exemple « Estimation ») et une durée (par exemple 60 minutes), puis validez.

Le menu en haut de la liste affiche vos types, ceux d’une équipe, ou Tous les types de rendez-vous : ceux de toute l’agence.

Sur l’écran de réglage, un aperçu à droite montre ce que verra le prospect.

Le menu « Types de rendez-vous » : vos types et ceux de vos équipes, filtrables par profil, avec le bouton « Créer un type de rendez-vous ».

La fenêtre « Créez votre type de rendez-vous » : un nom et une durée, puis « Créer le type de rendez-vous ».

Nom, description et durées

• Nom, nom de l’hôte affiché (par défaut, le vôtre) et visuel : modifiables ; l’aperçu se met à jour.

• Description : facultative. Expliquez le déroulé, par exemple « je passe chez vous, nous échangeons, je vous envoie un compte rendu le lendemain ».

• Durées : vous pouvez autoriser jusqu’à trois durées. Le prospect choisit la sienne en réservant ; la durée par défaut apparaît sélectionnée.

Lieu et annonce liée

Le lieu définit la façon dont le rendez-vous se passe : Google Meet, Microsoft Teams, lien personnalisé (autre outil de visio), Je reçois le client (indiquez l’adresse), Sur place (l’adresse du prospect est demandée dans le formulaire), J’appelle le client (son téléphone vient du formulaire) ou Le client m’appelle (indiquez le numéro à composer).

En option, liez une annonce, utile pour une porte ouverte ou une visite de location : elle s’affiche sur la page de réservation. Avec « Sur place », l’adresse est visible ; avec « Je reçois le client », seuls le type de propriété et le prix apparaissent.

Vous êtes propriétaire du type et pouvez le transmettre : une assistante le crée, puis l’attribue au conseiller concerné. La fiche du type affiche toujours son vrai propriétaire. Le type personnel d’un collègue s’ouvre en lecture seule : vous le consultez, sans pouvoir le modifier.

L'onglet « Configuration » d'un type : nom, couleur, hôte et photo affichés, description, durée, lieu et annonce liée, avec l'aperçu agenda à droite.

Disponibilités du type

Dans Disponibilités, choisissez dans la liste déroulante la disponibilité qui s’applique à ce type.

Pour l’ajuster, cliquez sur Modifier la disponibilité : elle s’ouvre dans un volet, à droite, sans quitter la fiche du type. Réglez jours et horaires, et ajoutez si besoin une exception : une journée ou une plage d’absence, avec un motif facultatif (Enregistrer l’exception). À la fermeture du volet, la fiche reprend vos changements.

Pour créer une nouvelle disponibilité, ou en choisir une par défaut, passez par Rendez-vous > Disponibilités.

Réglez enfin le fuseau horaire : celui de l’invité ou le vôtre. En France, gardez le vôtre.

L'onglet « Disponibilités » d'un type : plage de dates, disponibilité appliquée, heures hebdomadaires et fuseau horaire affiché.

Formulaire de réservation

Après avoir choisi son créneau, le prospect remplit ses coordonnées : prénom, nom et e-mail par défaut, ou seulement nom et e-mail.

Ajoutez des questions complémentaires, par exemple « À quel numéro puis-je vous appeler ? » (types : texte, nombre, e-mail, téléphone, adresse, liste déroulante, choix unique ou multiple, cases à cocher, lien) et rendez-les obligatoires si besoin : un astérisque le signale.

L'onglet « Formulaire de réservation » : les champs demandés à tous (prénom, nom, e-mail), puis vos questions avec « Ajouter un champ ».

Confirmation, rappels, limites et confidentialité

• Confirmation : sans Valider chaque demande à la main, toute réservation est confirmée automatiquement ; avec, le prospect est prévenu que vous validerez son rendez-vous.

• Rappels : jusqu’à trois. Un type neuf en porte trois d’office : 24 heures, 2 heures et 1 heure avant. Modifiez-les ou retirez-les à votre convenance.

• Périodes et limites : marges avant et après chaque rendez-vous pour éviter les chevauchements, intervalle entre les créneaux (15 minutes donne 9h, 9h15, 9h30…), nombre maximum de rendez-vous par jour.

• Annulation et report : fixez jusqu’à quand le prospect peut annuler ou reporter, par exemple deux ou trois heures avant. Mettez 0 pour ne fixer aucune limite.

• Politique de confidentialité : protection anti-robot et consentement RGPD, repris des consentements déjà paramétrés dans Prospeneo.

L'onglet « Confirmation » : l'option « Valider chaque demande à la main » bloque le créneau, mais rien ne part avant votre accord.

L'onglet « Rappels » : jusqu'à 3 e-mails de rappel par rendez-vous, programmés en jours ou en heures avant le rendez-vous.

Votre type de rendez-vous est créé. Estimation, porte ouverte ou visite de location : chacun a ses propres règles, et chaque réservation vous dit par quel canal la personne est arrivée.