Planifier un rendez-vous depuis la fiche d'un contact

Vous êtes sur la fiche d’un contact. Vous venez de l’avoir au téléphone et il faut fixer un rendez-vous. Inutile d’ouvrir l’agenda à part et de ressaisir son nom : vous prenez le rendez-vous depuis la fiche, le contact déjà rempli.

Nouveau : depuis la fiche d’un contact, vous choisissez entre un rendez-vous libre, un rendez-vous en ligne, et un rendez-vous et bon de visite pour faire visiter des annonces. Le rendez-vous en ligne peut se prendre pour vous ou pour un collègue, et inviter d’autres contacts.

Les actions disponibles sur un contact

Sur la fiche d’un contact, le menu Actions commence par Prendre un rendez-vous. Il propose aussi Analyser le dossier (IA), qui traite par exemple un dossier locataire arrivé en vrac : elle fait l’objet d’un article à part.

Prendre le rendez-vous depuis le contact

1. Ouvrez la fiche du contact.

2. Cliquez sur Actions, puis sur Prendre un rendez-vous.

3. La fenêtre Quel rendez-vous ? s’ouvre. Choisissez Rendez-vous libre, Rendez-vous en ligne ou Rendez-vous et bon de visite.

La fiche d'un contact : « Actions », puis « Prendre un rendez-vous ».

La fenêtre « Quel rendez-vous ? » : « Ouvrir l'agenda » pour un rendez-vous libre, « Choisir un créneau » pour un rendez-vous en ligne, et dans la troisième colonne, « Rendez-vous et bon de visite », les recherches du contact en cartes.

Rendez-vous libre ou rendez-vous en ligne

Rendez-vous libre : une visite, un rendez-vous au bureau ou chez le propriétaire, posé directement dans votre agenda au jour et à l’heure de votre choix. Cliquez sur Ouvrir l’agenda.

Rendez-vous en ligne : le rendez-vous passe par le circuit des Rendez-vous en ligne. Il se synchronise avec votre agenda Google ou Outlook exactement comme un rendez-vous libre. En plus, vous avez :

• les statistiques de vos rendez-vous ;

• les automatisations : la clôture honoré ou non honoré les déclenche ;

• le lien de visio créé tout seul avec Google Meet ou Teams, la durée et le lieu fixés par le type de rendez-vous ;

• les annonces du rendez-vous : celles du type reprises par défaut, et celles que vous ajoutez ;

• des rappels par e-mail au contact, jusqu’à trois avant le rendez-vous ;

• le suivi dans Mes rendez-vous : vous le déplacez, l’annulez ou le réattribuez à un collègue ;

• le bon de visite dès qu’une annonce est posée : aperçu, impression, signature.

Rendez-vous et bon de visite : pour faire visiter des annonces. Ce choix passe par les recherches du contact, affichées en cartes avec leurs critères : la recherche sélectionne les annonces, chaque visite est suivie, et le bon de visite suit le rendez-vous. Le contact n’a pas encore de recherche ? Commencer vous fait la créer d’abord. Voir Prendre un rendez-vous et un bon de visite depuis la fiche d’un contact.

Le rendez-vous en ligne, pas à pas

Cliquez sur Choisir un créneau. La fenêtre de réservation s’ouvre, le contact déjà rempli.

1. Pour qui

Le premier champ, Pour qui, désigne la personne qui recevra le rendez-vous. C’est vous par défaut. Tapez quelques lettres pour retrouver un collègue : tous les conseillers actifs de votre agence sont proposés.

Prendre le rendez-vous directement pour un collègue vous évite de le prendre pour vous puis de le réattribuer. Le rendez-vous s’écrit dans son agenda.

Inviter d’autres contacts. Le conjoint veut venir aussi ? Tapez son nom ou son e-mail dans Inviter un contact (nom ou e-mail). Le contact de la fiche est marqué Principal, les autres Invité. Chacun reçoit la confirmation et les rappels, s’il a un e-mail.

La fenêtre de réservation : les contacts en tête, l'un « Principal », l'autre « Invité », le champ « Inviter un contact (nom ou e-mail) », puis « Pour qui » et « Type de rendez-vous ». À droite, l'onglet « Agenda » montre votre semaine.

2. Le type de rendez-vous

Le menu montre les types de la personne choisie : les siens et ceux de ses équipes, actifs seulement. Un type d’équipe porte le nom de l’équipe. Pas encore de type adapté ? Créer un type de rendez-vous, en bas de la liste.

Sur un type d’équipe, le rendez-vous part au nom de la personne choisie dans Pour qui, sans rotation.

Si le type propose plusieurs durées, la durée par défaut est déjà choisie. Changez-la si besoin.

Vous hésitez sur le type ? L’onglet Type de rendez-vous en montre le détail : durée, lieu, questions posées, rappels, automatisations déclenchées.

Le menu « Type de rendez-vous » : les types de la personne choisie dans « Pour qui », et en bas « Créer un type de rendez-vous ».

3. Le créneau

Le calendrier montre les jours et les heures libres de la personne, selon ses disponibilités. À droite, sa semaine d’agenda vous montre ce qui est déjà pris.

La fenêtre « Prendre un rendez-vous » : « Pour qui », le type et sa durée, l'annonce liée, le créneau choisi dans le calendrier, les deux cases et « Poser le rendez-vous ». À droite, la semaine d'agenda montre ce qui est déjà pris.

Aucun créneau ne convient ? Cochez Poser en dehors des créneaux proposés, puis saisissez l’heure.

« Poser en dehors des créneaux proposés » cochée : on saisit l'heure soi-même, la semaine d'agenda reste visible à droite.

4. Les annonces

Les annonces liées au type sont reprises par défaut. Pour ce rendez-vous, vous pouvez en retirer ou en ajouter : cherchez par référence, numéro de mandat, adresse ou propriétaire. Le type, lui, n’est pas modifié.

« Annonces liées » : cherchez par référence, numéro de mandat, adresse ou propriétaire. Chaque annonce s'affiche avec sa photo, son adresse et son prix.

5. Le bon de visite à distance

Dès qu’une annonce est posée, la case Envoyer le bon de visite aux visiteurs pour signature à distance apparaît. Elle est décochée : une visite se signe d’habitude sur place, avec vous.

Cochez-la dans un cas particulier : chaque visiteur reçoit le lien du bon dans l’e-mail de confirmation. Il l’imprime, le signe et vous le renvoie. Vous le déposez ensuite dans Mes rendez-vous. Voir Gérer mes rendez-vous.

L'annonce ajoutée, le créneau choisi, et la case « Envoyer le bon de visite aux visiteurs pour signature à distance » cochée : la bulle rappelle que chaque visiteur reçoit le lien du bon dans l'e-mail de confirmation.

6. Valider

Cliquez sur Poser le rendez-vous. Le rendez-vous arrive dans Mes rendez-vous et dans l’agenda de la personne qui le reçoit. Sur la fiche du contact, il apparaît dans l’onglet Rendez-vous.

Sur la fiche du contact, l'onglet « Rendez-vous » liste ses rendez-vous. « Voir le détail » rouvre le même détail que dans « Mes rendez-vous ».

7. La recherche du contact, créée pour vous

Vous avez posé une annonce et le contact n’a pas encore de recherche ? Prospeneo vous propose aussitôt une Suggestion de recherche, calculée d’après les annonces du rendez-vous : type de transaction, type de propriété, budget, surface, pièces et chambres.

• Créer la recherche : elle est créée, et l’annonce est rangée dans À visiter. Vous pourrez affiner les critères ensuite, depuis Rapprocher.

• Non, merci : rien n’est créé.

Si le contact a déjà une recherche, Prospeneo vous propose d’y ranger l’annonce. Voir Envoyer des fiches d’annonces par e-mail et compléter la recherche du contact.

Après le rendez-vous en ligne

Dans Mes rendez-vous, le détail du rendez-vous porte la rubrique Bon de visite :

• le visiteur est avec vous : cliquez sur Signer, chacun signe à la souris ou au doigt ;

• vous lui avez envoyé le bon à distance : quand il vous le renvoie signé, cliquez sur Déposer le bon signé et glissez la pièce jointe de son e-mail. Le bon est gardé, et la visite est justifiée.

Un rendez-vous dans Mes rendez-vous : invité, lieu, annonce, et la rubrique « Bon de visite », ici signé, avec « Ouvrir le dernier bon » et « Copier le lien du bon ».

Une fois le rendez-vous passé, il arrive dans À clôturer : dites s’il a été honoré ou non. Voir Gérer mes rendez-vous.

Dans votre agenda, l’événement porte le bouton Gérer le rendez-vous, le contact et l’annonce liés, et l’état du bon de visite : Signer le bon de visite s’il ne l’est pas encore. Le rendez-vous est aussi dans l’application mobile Prospeneo, pour faire signer le bon sur le terrain.

Un rendez-vous en ligne dans l'agenda : le « Résumé Prospeneo » (rendez-vous, date, organisateur, contacts, annonces), les rappels, « Signer le bon de visite », les contacts et annonces liés, et « Gérer le rendez-vous ».

Voir aussi Rendez-vous libre ou rendez-vous, lequel choisir et où le retrouver.

Le rendez-vous libre, pas à pas

La fenêtre « Créer un évènement » : titre, date et horaire, « Sur place » ou « Je reçois le client », lieu, description, le contact déjà dans « Contacts liés », « Annonces liées » et l'agenda choisi.

Renseigner l’événement

Dans la fenêtre de l’événement :

1. Indiquez l’objet du rendez-vous, par exemple une estimation.

2. Renseignez l’adresse si besoin.

3. Précisez le lieu : Sur place ou Je reçois le client.

4. Ajustez l’horaire. Prospeneo propose une heure par défaut : modifiez le début et la fin selon ce que vous avez convenu avec le contact.

Le champ Annonces liées n’est pas obligatoire. Pour une estimation, il n’y a pas d’annonce à lier : laissez-le vide.

Choisir l’agenda et créer l’événement

Vous pouvez aussi choisir dans quel agenda placer le rendez-vous. Si vous n’avez pas de préférence, laissez l’agenda par défaut.

Cliquez sur Créer un évènement : l’événement est créé et apparaît dans votre agenda. Si vous fermez la fenêtre avant, rien n’est enregistré. Si un autre événement occupe déjà le même créneau, vous pouvez le déplacer directement dans l’agenda.

Retrouver le rendez-vous libre

Un rendez-vous libre se retrouve dans l’Agenda, le contact dans ses Contacts liés. Il n’apparaît ni dans Mes rendez-vous, ni dans l’onglet Rendez-vous de la fiche du contact, réservé aux rendez-vous en ligne.

Vous fixez le rendez-vous au moment où vous avez le contact au téléphone, de préférence en ligne pour le suivre jusqu’au bout.