Rendez-vous libre ou rendez-vous, lequel choisir et où le retrouver

Depuis la fiche d’un contact comme depuis un rapprochement, vous choisissez le rendez-vous que vous prenez. Ce choix décide de ce que Prospeneo fera pour vous ensuite, et de l’endroit où vous retrouverez le rendez-vous.

Trois choix, deux sortes de rendez-vous

Rendez-vous libre : un rendez-vous posé directement dans votre agenda (Google ou Outlook) et rattaché au contact. Il ne suit pas de type de rendez-vous : pas de confirmation, pas de rappels, pas de statut, pas de statistiques, pas de réattribution.

Rendez-vous : un rendez-vous pris sur un type de rendez-vous. Il a sa confirmation, ses rappels, son statut et ses statistiques. Il se réattribue à un collègue, et il se retrouve dans Mes rendez-vous. Vous pouvez y sélectionner des annonces : c’est alors une visite, avec son bon de visite.

Rendez-vous et bon de visite : le même rendez-vous, pris depuis la recherche du contact. Vous passez par son rapprochement pour sélectionner les annonces à visiter, puis vous choisissez le type et le créneau.

Depuis la fiche d’un contact

Cliquez sur Actions, puis sur Prendre un rendez-vous. La fenêtre Quel rendez-vous ? propose trois colonnes :

• Rendez-vous libre : Ouvrir l’agenda ;

• Rendez-vous en ligne : Choisir un créneau, pour un rendez-vous sans annonce ;

• Rendez-vous et bon de visite : les recherches du contact en cartes. Cliquez sur une carte : son rapprochement s’ouvre, et vous y sélectionnez les annonces à visiter. Sans recherche, Commencer la crée d’abord.

La fenêtre « Quel rendez-vous ? » : rendez-vous libre, rendez-vous en ligne, et dans la troisième colonne « Rendez-vous et bon de visite », les recherches du contact en cartes.

Le détail : Prendre un rendez-vous et un bon de visite depuis la fiche d’un contact.

Depuis un rapprochement

Sur la recherche du contact, sélectionnez les annonces, puis cliquez sur Actions → Rendez-vous et bon de visite.

Un rapprochement, les annonces sélectionnées : « Actions », puis « Rendez-vous et bon de visite ».

La fenêtre Que voulez-vous faire ? propose trois choix :

• Imprimer le bon de visite : Préparer le bon, pour une signature sur papier, sans rendez-vous ;

• Rendez-vous libre : Ouvrir l’agenda ;

• Rendez-vous et bon de visite : Choisir un créneau.

La fenêtre « Que voulez-vous faire ? » : « Préparer le bon » pour imprimer, « Ouvrir l'agenda » pour un rendez-vous libre, et « Choisir un créneau » pour un rendez-vous et bon de visite.

Le détail : Planifier un rendez-vous depuis un rapprochement.

Le rendez-vous libre

Une visite, un rendez-vous au bureau ou chez le propriétaire, que vous ne voulez pas suivre. Cliquez sur Ouvrir l’agenda : la fenêtre Créer un évènement s’ouvre, le contact déjà rattaché. Le rendez-vous n’existe qu’une fois que vous avez cliqué sur Créer un évènement. Si vous fermez la fenêtre avant, rien n’est enregistré.

Le rendez-vous

Cliquez sur Choisir un créneau. Choisissez Pour qui (vous par défaut, ou un collègue), le type de rendez-vous et un créneau libre. Il se synchronise avec votre agenda Google ou Outlook exactement comme un rendez-vous libre. En plus, vous avez :

• les statistiques de vos rendez-vous ;

• les automatisations : la clôture honoré ou non honoré les déclenche ;

• le lien de visio créé tout seul avec Google Meet ou Teams, la durée et le lieu fixés par le type de rendez-vous ;

• les annonces liées au type reprises par défaut : pratique pour une porte ouverte ou des visites de location. Depuis un rapprochement, ce sont les annonces que vous avez sélectionnées ;

• des rappels par e-mail à chaque contact du rendez-vous, jusqu’à trois avant le rendez-vous ;

• le suivi dans Mes rendez-vous : vous le déplacez, l’annulez ou le réattribuez à un collègue ;

• le bon de visite porté par le rendez-vous, dès qu’il a des annonces : aperçu, impression, signature à l’ordinateur ou sur mobile, dépôt du bon signé.

Depuis un rapprochement, les contacts de la recherche sont sur le rendez-vous, marqués Principal ou Invité : chacun reçoit la confirmation, les rappels et l’invitation. Voir Nouveau rapprochement à partir d’une annonce.

Les « Statistiques de rendez-vous » : rendez-vous pris, honorés et annulés, participation, annulations, rendez-vous par type et par conseiller. Les rendez-vous libres n'y sont pas comptés.

Où retrouver un rendez-vous

Qu’il soit pris par vous ou par votre contact, le rendez-vous arrive dans Mes rendez-vous, rangé par onglets : En attente, À venir, À clôturer, Passés, Annulés. Il est aussi dans l’Agenda de la personne qui le reçoit.

Le menu des agendas, en haut, montre vos rendez-vous par défaut. Choisissez un collègue pour voir les siens, ou Tous les rendez-vous pour ceux de toute l’agence.

Le menu « Mes rendez-vous », onglet « À venir » : les onglets « En attente », « À venir », « À clôturer », « Passés » et « Annulés », le choix de l'utilisateur et la période affichée.

Les boutons Confirmer, Réattribuer ou Déplacer, et l’onglet Rendez-vous de la fiche contact, ne concernent pas les rendez-vous libres. Voir Gérer mes rendez-vous.

Mon rendez-vous n’apparaît pas

1. Vous l’avez pris en rendez-vous libre ? Il n’est pas dans Mes rendez-vous, et ne le sera jamais. Ouvrez l’Agenda, placez-vous sur le bon jour et vérifiez que votre agenda est affiché.

2. Il n’est pas dans l’Agenda ? La fenêtre Créer un évènement a été fermée sans être validée. Reprenez-le et cliquez sur Créer un évènement.

3. Vous l’avez pris sur un type de rendez-vous ? Ouvrez Mes rendez-vous. S’il attend votre confirmation, il est dans l’onglet En attente, pas dans À venir.

4. Vous l’avez pris pour un collègue ? Il est dans son agenda, pas dans le vôtre. Dans Mes rendez-vous, choisissez son nom ou Tous les rendez-vous.

Voir aussi Planifier un rendez-vous depuis la fiche d’un contact et Nouveau rapprochement à partir d’une annonce.