Prendre un rendez-vous et un bon de visite depuis la fiche d'un contact
Un prospect passe à l’agence et veut voir un bien. Depuis sa fiche contact, vous prenez le rendez-vous de visite et vous préparez le bon de visite dans le même parcours. Le rendez-vous reste ensuite en historique sur sa fiche.
Les trois choix de « Quel rendez-vous ? »
Sur la fiche du contact, cliquez sur Actions, puis sur Prendre un rendez-vous. La fenêtre Quel rendez-vous ? propose trois colonnes.
Rendez-vous libre : un événement posé dans votre agenda, au jour et à l’heure de votre choix. Bon pour un rendez-vous personnel. Pour un prospect, nous le déconseillons : il reste figé. Il ne peut pas être confié à un collègue, n’entre ni dans vos statistiques ni dans Mes rendez-vous, et ne déclenche aucune automatisation. Une fois passé, il ne laisse aucune trace.
Rendez-vous en ligne : un rendez-vous pris sur un créneau de vos disponibilités, selon un type que vous avez défini. Il a ses rappels par e-mail, son suivi dans Mes rendez-vous, et il déclenche vos automatisations. Vous pouvez y inviter un autre contact, par son nom ou son e-mail : le conjoint qui veut venir aussi, par exemple.
Rendez-vous et bon de visite : pour une visite. Elle passe par la recherche du contact, qui choisit les annonces et garde la trace de ce qui a été visité.
Pour une visite, passez par la troisième colonne : La recherche sélectionne mieux les annonces, chaque visite est suivie, et le bon de visite suit le rendez-vous.
Le contact a déjà une recherche
La colonne Rendez-vous et bon de visite montre ses recherches en cartes, avec leurs critères.
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Cliquez sur la carte de la recherche voulue. Son rapprochement s’ouvre.
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Sélectionnez les annonces à faire visiter.
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Cliquez sur Actions, puis sur Rendez-vous et bon de visite.
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Dans la colonne Rendez-vous et bon de visite, cliquez sur Choisir un créneau.
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Vérifiez les contacts qui visitent : ils sont marqués Principal ou Invité.
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Choisissez le type de rendez-vous. Les annonces sélectionnées sont déjà là, et votre semaine d’agenda s’affiche à côté du calendrier pour voir vos disponibilités.
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Choisissez le créneau, puis cliquez sur Poser le rendez-vous.
Le détail de la fenêtre de réservation est dans Planifier un rendez-vous depuis un rapprochement.
« Actions » > « Prendre un rendez-vous » ouvre « Quel rendez-vous ? ». Dans la troisième colonne, « Rendez-vous et bon de visite », les recherches du contact en cartes, avec leurs critères : un clic ouvre le rapprochement.
Le contact n’a pas encore de recherche
Un prospect que vous découvrez au bureau n’a souvent pas encore de recherche. La colonne Rendez-vous et bon de visite vous donne alors les deux étapes :
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Créez le critère de recherche du contact.
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Prenez un rendez-vous avec un bon de visite.
Cliquez sur Commencer. Le formulaire de recherche s’ouvre :
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Choisissez le type de transaction (achat ou location) et le type de propriété.
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Donnez-lui un titre si vous voulez, par exemple « Investissement ».
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Cliquez sur Ajouter la recherche.
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Complétez les critères : prix maximum, nombre de pièces…
Ensuite, sélectionnez les annonces à visiter et prenez le rendez-vous comme ci-dessus.
Un contact sans recherche : la troisième colonne donne les deux étapes, et « Commencer » ouvre la création de la recherche.
Une automatisation se met en route : À la création d’une recherche, une automatisation peut prévenir le contact. Vous pouvez la désactiver.
L’e-mail et le téléphone, sans quitter la recherche : Le contact n’a pas d’e-mail ? Cliquez sur son nom, dans l’en-tête de la recherche : vous ajoutez son e-mail et son téléphone sur place. Sans e-mail, il ne recevra ni confirmation, ni rappel.
Retrouver le rendez-vous
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Dans Rendez-vous > Mes rendez-vous, rangé dans En attente, À venir, À clôturer, Passés ou Annulés.
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Sur la fiche du contact, dans l’onglet Rendez-vous : l’historique de tous ses rendez-vous. Vous gardez le fil, de la première visite aux annonces et aux baisses de prix qui lui seront proposées ensuite.
« Mes rendez-vous », onglet « À venir » : le rendez-vous avec son horaire, sa durée, son lieu et le contact. Les onglets « En attente », « À clôturer », « Passés » et « Annulés » rangent les autres.
Le bon de visite
Le bon de visite se signe pendant la visite sur l’application mobile Prospeneo, ou s’imprime depuis le rendez-vous pour une signature sur papier. Voir Gérer mes rendez-vous.