Gérer mes rendez-vous

Des rendez-vous sont pris chaque semaine. Il faut savoir lesquels confirmer, lesquels ont eu lieu et ce que le prospect a répondu. Le menu Mes rendez-vous regroupe tous vos rendez-vous, passés ou à venir, au même endroit.

Les onglets de Mes rendez-vous

Le menu Mes rendez-vous se lit par onglets :

• En attente : les rendez-vous à confirmer. Cet onglet dépend de l’option de confirmation de votre type de rendez-vous. Si la confirmation n’est pas automatique, les rendez-vous arrivent ici avec un bouton pour les confirmer.

• À venir : les rendez-vous qui n’ont pas encore eu lieu.

• À clôturer : les rendez-vous passés, pour lesquels vous devez indiquer s’ils ont été honorés.

• Passés : les rendez-vous terminés.

• Annulés : les rendez-vous annulés.

Les onglets À venir et À clôturer se présentent de la même façon. La seule différence : les rendez-vous à clôturer sont déjà passés.

Voir les rendez-vous d’un collègue, ou de toute l’agence

En haut de la liste, le menu des agendas montre vos rendez-vous par défaut.

• Choisissez un collègue pour voir les siens.

• Choisissez Tous les rendez-vous, en tête du menu, pour voir ceux de toute l’agence. Chaque ligne porte à droite la photo du conseiller qui tient le rendez-vous ; son nom s’affiche au survol.

Si votre rôle ne vous permet pas de lire l’agenda de certains collègues, la liste s’affiche quand même, avec un message qui indique combien d’agendas n’ont pas pu être lus.

« Mes rendez-vous » sur « Tous les rendez-vous », onglet « À clôturer » : à droite de chaque rendez-vous, la photo du conseiller qui le tient, à côté de son statut et du menu « … ».

Le menu « Mes rendez-vous », onglet « À venir » : les onglets « En attente », « À venir », « À clôturer », « Passés » et « Annulés », le choix de l'utilisateur et la période affichée.

Consulter le détail d’un rendez-vous

Cliquez sur un rendez-vous : son détail s’affiche dans la barre latérale.

• La date et le type de rendez-vous, avec deux liens : Voir l’événement dans l’agenda et Voir le type de rendez-vous.

• Les onglets Détails et Note : dans Note, vous ajoutez une note visible uniquement par les membres de votre équipe.

• L’invité : son e-mail et la date de sa création dans Prospeneo. Un contact ancien a donc un historique à consulter. En dessous, les autres contacts du rendez-vous, par exemple un couple d’acquéreurs.

• La partie Formulaire : toutes les réponses du prospect aux questions posées lors de la réservation.

• Le lieu du rendez-vous et l’organisateur.

• Les annonces du rendez-vous.

• Le bon de visite, dès que le rendez-vous porte une annonce.

Le détail d'un rendez-vous dans la barre latérale : date, onglets « Détails » et « Note », invité, formulaire, lieu, annonce et organisateur, avec le bouton « Clôturer le rendez-vous ».

Modifier les annonces et les contacts d’un rendez-vous

Sur un rendez-vous à venir, le détail se modifie sans passer par une nouvelle réservation.

Annonces : une croix retire une annonce. Le champ en dessous en ajoute une : cherchez par référence, numéro de mandat, adresse ou propriétaire. Seul ce rendez-vous change, jamais son type de rendez-vous.

Contacts : le champ Ajouter un contact (nom ou e-mail) ajoute une personne au rendez-vous, par exemple le conjoint d’un acquéreur. Une croix retire un contact ajouté. L’invité principal, lui, ne se retire pas.

Le bon de visite

La rubrique Bon de visite apparaît dès que le rendez-vous porte au moins une annonce. Elle indique où en est le bon : Pas encore imprimé, Imprimé le… ou Signé le…, avec la pastille Signé.

• Aperçu : le bon tel qu’il sera imprimé. Rien n’est enregistré.

• Imprimer : fige le bon et l’historise dans les comptes rendus, un par annonce.

• Signer : la signature se fait sur l’ordinateur. Cochez qui signe (vous et les contacts du rendez-vous), puis chacun signe dans son cadre, à la souris, au pavé tactile ou au doigt. Effacer recommence une signature.

• Déposer le bon signé : pour un bon signé à distance et renvoyé par le visiteur. Déposez le fichier (PDF, JPEG ou PNG, 15 Mo au plus), cochez qui a signé, puis cliquez sur Déposer.

• Ouvrir le dernier bon : le bon signé s’il existe, sinon le dernier imprimé.

• Copier le lien du bon : un lien à transmettre, qui s’ouvre sans compte Prospeneo, valable jusqu’à 30 jours après le rendez-vous.

Une fois le bon signé, Aperçu, Imprimer, Signer et Déposer le bon signé disparaissent.

Un rendez-vous dans Mes rendez-vous : invité, lieu, annonce, et la rubrique « Bon de visite », ici signé, avec « Ouvrir le dernier bon » et « Copier le lien du bon ».

Le bon se signe aussi sur mobile, comme avant, depuis l’application Prospeneo.

Clôturer un rendez-vous honoré ou non

Pour un rendez-vous sur place, le logiciel ne sait pas si le rendez-vous a eu lieu. C’est vous qui le dites.

1. Ouvrez l’onglet À clôturer.

2. Cliquez sur le rendez-vous.

3. Cliquez sur Clôturer le rendez-vous, puis choisissez Honoré ou Non honoré.

Le rendez-vous disparaît alors de la liste des rendez-vous à clôturer.

« Clôturer le rendez-vous » ouvre « Ce rendez-vous a-t-il eu lieu ? » : « Honoré » ou « Non honoré ». Le choix est définitif et déclenche vos automatisations.

Depuis l’agenda

Dans votre agenda, l’événement d’un rendez-vous porte un Résumé Prospeneo (date, organisateur, contacts, annonces), le bouton Signer le bon de visite tant que le bon n’est pas signé, et Gérer le rendez-vous, qui vous ramène sur le rendez-vous dans Mes rendez-vous. Pour le déplacer ou l’annuler, passez par là plutôt que de glisser l’événement : le prospect est prévenu et vos statistiques restent justes.

Un rendez-vous dans l'agenda : le « Résumé Prospeneo » (rendez-vous, date, organisateur, contacts, annonces), les rappels, « Signer le bon de visite », les contacts et annonces liés, et « Gérer le rendez-vous ».

Retrouver le rendez-vous depuis le contact

Depuis un rendez-vous, ouvrez le menu trois petits points dans la barre latérale et cliquez sur Voir le contact.

Sur la fiche du contact, l’onglet Rendez-vous liste tous ses rendez-vous, hors rendez-vous libres. Cliquez sur l’un d’eux pour retrouver le même détail que dans Mes rendez-vous : l’onglet Détails, l’onglet Note et, si le contact a répondu à un formulaire, ses réponses.

Pour agir sur le rendez-vous (le déplacer, modifier ses annonces, imprimer le bon), cliquez sur Voir dans Mes rendez-vous : le rendez-vous s’y ouvre directement, dans le bon onglet.

Même pour un rendez-vous ancien, vous savez ce qui s’est dit et ce qui a été fait. Vous reprenez la conversation avec votre prospect sans rien avoir à retenir.

Vous gardez une vision complète de chaque contact : qui il est, quels rendez-vous vous avez eus avec lui et ce qu’il a répondu à vos formulaires.

Sur la fiche du contact, l'onglet « Rendez-vous » liste ses rendez-vous. « Voir le détail » rouvre le même détail que dans « Mes rendez-vous ».