Gérer mes rendez-vous en ligne
Des rendez-vous en ligne sont pris chaque semaine. Il faut savoir lesquels confirmer, lesquels ont eu lieu et ce que le prospect a répondu. Le menu Mes rendez-vous regroupe tous vos rendez-vous, passés ou à venir, au même endroit.
Les onglets de Mes rendez-vous
Le menu Mes rendez-vous se lit par onglets :
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En attente : les rendez-vous à confirmer. Cet onglet dépend de l’option de confirmation de votre type de rendez-vous. Si la confirmation n’est pas automatique, les rendez-vous arrivent ici avec un bouton pour les confirmer.
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À venir : les rendez-vous qui n’ont pas encore eu lieu.
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À clôturer : les rendez-vous passés, pour lesquels vous devez indiquer s’ils ont été honorés.
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Passés : les rendez-vous terminés.
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Annulés : les rendez-vous annulés.
Les onglets À venir et À clôturer se présentent de la même façon. La seule différence : les rendez-vous à clôturer sont déjà passés.
Le menu « Mes rendez-vous », onglet « À venir » : les onglets « En attente », « À venir », « À clôturer », « Passés » et « Annulés », le choix de l'utilisateur et la période affichée.
Consulter le détail d’un rendez-vous
Cliquez sur un rendez-vous : son détail s’affiche dans la barre latérale.
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La date et le type de rendez-vous.
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Les onglets Détails et Note : dans Note, vous ajoutez une note visible uniquement par les membres de votre équipe.
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Le contact : son e-mail et la date de sa création dans Prospeneo. Un contact ancien a donc un historique à consulter.
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La partie Formulaire : toutes les réponses du prospect aux questions posées lors de la réservation.
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Le lieu du rendez-vous et l’organisateur.
Le détail d'un rendez-vous dans la barre latérale : date, onglets « Détails » et « Note », invité, formulaire, lieu, annonce et organisateur, avec le bouton « Clôturer le rendez-vous ».
> La date de création du contact vous dit d’un coup d’œil s’il s’agit d’un nouveau prospect ou d’une personne déjà connue. :
Clôturer un rendez-vous honoré ou non
Pour un rendez-vous sur place, le logiciel ne sait pas si le rendez-vous a eu lieu. C’est vous qui le dites.
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Ouvrez l’onglet À clôturer.
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Cliquez sur le rendez-vous.
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Cliquez sur Clôturer le rendez-vous, puis choisissez Honoré ou Non honoré.
Le rendez-vous disparaît alors de la liste des rendez-vous à clôturer.
« Clôturer le rendez-vous » ouvre « Ce rendez-vous a-t-il eu lieu ? » : « Honoré » ou « Non honoré ». Le choix est définitif et déclenche vos automatisations.
> La clôture active les déclencheurs Rendez-vous honoré et Rendez-vous manqué, présentés dans l’article « Les déclencheurs d’automatisation des rendez-vous en ligne ». :
Retrouver le rendez-vous depuis le contact
Depuis un rendez-vous, ouvrez le menu trois petits points dans la barre latérale et cliquez sur Voir le contact.
Sur la fiche du contact, l’onglet Rendez-vous liste tous les rendez-vous que vous avez eus avec lui. Cliquez sur l’un d’eux pour retrouver le même détail que dans l’agenda : l’onglet Détails, l’onglet Notes et, si le contact a répondu à un formulaire, ses réponses.
Même pour un rendez-vous ancien, vous savez ce qui s’est dit et ce qui a été fait. Vous reprenez la conversation avec votre prospect sans rien avoir à retenir.
Vous gardez une vision complète de chaque contact : qui il est, quels rendez-vous vous avez eus avec lui et ce qu’il a répondu à vos formulaires.
Sur la fiche du contact, l'onglet « Rendez-vous » liste ses rendez-vous. « Voir le détail » rouvre le même détail que dans « Mes rendez-vous ».