Répartir les rendez-vous en ligne à tour de rôle (round robin)
Un prospect demande une visite et vous n’êtes pas disponible. Plutôt que de reporter et de risquer de perdre la vente, vous pouvez confier le rendez-vous à un membre de votre équipe. Le round robin attribue les rendez-vous en ligne à tour de rôle, selon les règles que vous fixez.
Retrouver les types de rendez-vous de chacun
Dans Types de rendez-vous, une liste déroulante affiche vos rendez-vous et ceux de vos collaborateurs, si vos droits le permettent. Des filtres par profil affichent ensuite les types créés par chaque personne ou chaque équipe.
« Types de rendez-vous » : la liste « Mes types de rendez-vous » bascule sur un collaborateur, les filtres par équipe au-dessus de la liste. ## Créer un type de rendez-vous réparti dans l’équipe
Le round robin s’appuie sur une équipe déjà créée (voir l’article « Créer une équipe pour les rendez-vous en ligne »).
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Cliquez sur Créer un type de rendez-vous. Prospeneo vous propose de le créer pour vous-même ou pour l’une de vos équipes.
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Choisissez l’équipe.
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Saisissez un nom, par exemple « Visite », et une durée, par exemple 30 minutes.
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Dans la liste Créer un type de rendez-vous dans, choisissez l’équipe plutôt que vous-même.
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Créez le type de rendez-vous.
La configuration reprend celle d’un type personnel : nom, couleur, nom affiché, image, description, durée par défaut et durées multiples. Certaines options disparaissent. Pour le détail de ces réglages, voyez l’article « Créer un type de rendez-vous en ligne ». 
« Créer un type de rendez-vous » : choisissez s'il est créé pour vous ou dans une équipe, par exemple « Equipe de ventes ». ## Ajouter les membres et leur lieu
Ajoutez les membres de l’équipe qui peuvent recevoir ce rendez-vous. Pour chacun, vous pouvez définir un lieu différent : par exemple « Sur place » pour l’un et « Je reçois le client » pour un autre.
Comme pour un type personnel, vous pouvez aussi lier une annonce.
La « Configuration » d'un type d'équipe : « Lieu par membre » (ici « Je reçois le client » pour chacun) et « Lier une annonce ». ## Choisir le round robin dans les attributions
Dans la partie Attributions, deux logiques sont possibles :
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Round robin : les rendez-vous sont répartis entre plusieurs personnes, à tour de rôle et par ordre de priorité ;
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l’attribution à l’agent du contact : si le contact appartient à un membre de l’équipe, le rendez-vous lui revient.
Avec le round robin, réglez aussi :
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Remise à zéro du compteur, par exemple chaque mois ;
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Compter les rendez-vous, par exemple à la prise de rendez-vous.
L'onglet « Attribution » : « Mode d'attribution » Round-robin, « Remise à zéro du compteur », « Compter les rendez-vous », les membres toujours présents et, pour chaque membre, sa priorité et sa pondération. ## Régler la priorité et la pondération
La règle d’attribution tient compte de deux critères.
La priorité. Un membre dont la priorité est plus haute reçoit les rendez-vous avant les autres. Le tour de rôle ne départage que les membres de même priorité. Si vous mettez un membre en priorité haute et les autres en moyenne, c’est lui qui reçoit les rendez-vous par défaut.
La pondération. À priorité égale, elle décide qui prend le plus de rendez-vous. Un membre à 200 % en reçoit deux fois plus qu’un membre à 100 %.
> Au-delà des visites, cette répartition sert aussi pour des assemblées générales ou des rendez-vous d’expertise en visio. :
Ajouter un membre toujours présent
Dans la partie qui définit qui prend les rendez-vous, la rubrique Membres toujours présents permet de désigner une personne invitée à chaque rendez-vous, quel que soit le membre qui le reçoit.
Exemple : dans un réseau de mandataires, vous recrutez avec plusieurs recruteurs, dont certains débutent. Vous souhaitez être présent en soutien à chacun de leurs rendez-vous. Ajoutez-vous comme membre toujours présent : à chaque réservation, vous recevez une invitation. Le même principe vaut pour un parrain qui accompagne son filleul.
> Disponibilités, formulaire de réservation, confirmation, rappels, périodes et limites, annulation et report fonctionnent comme pour un type personnel. Ce qui change, c’est l’attribution, et la possibilité pour chaque membre d’intervenir différemment selon le rendez-vous. :
Aucune demande ne reste sans réponse : le rendez-vous part vers un membre disponible, selon les règles que vous avez fixées.