Envoyer des fiches d'annonces par e-mail et compléter la recherche du contact
Un client veut voir une propriété, ou plusieurs. Depuis l’annonce, depuis la liste des annonces ou depuis son rapprochement, Prospeneo prépare les fiches et ouvre l’e-mail avec les liens déjà insérés. Une fois l’e-mail parti, il vous aide à créer le contact et à compléter sa recherche avec les annonces envoyées.
Envoyer une annonce
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Ouvrez l’annonce.
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Cliquez sur Actions, puis sur Imprimer ou envoyer un document.
Le menu « Actions » d'une annonce, ouvert, avec l'entrée « Imprimer ou envoyer un document ».
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À gauche de la fenêtre, choisissez Email.
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Sélectionnez la fiche, par exemple la Fiche client, puis le modèle.
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Cliquez sur Envoyer par email.
La fenêtre « Vos documents » en mode « Email » : les types de fiches à gauche, les modèles à droite.
L'aperçu d'une « Fiche client » de 3 pages, avec le bouton « Envoyer par email » en haut à droite.
La messagerie de Prospeneo s’ouvre : objet prérempli, lien de la fiche inséré, signature en place. Choisissez le destinataire, ajustez le message, envoyez. Pendant 5 secondes après l’envoi, vous pouvez encore l’annuler.
Le destinataire n’est pas encore dans vos contacts ? Un e-mail part toujours vers un contact enregistré. Saisissez son adresse : si elle est inconnue, un lien vous propose de créer le contact, personne ou entreprise, sans quitter la fenêtre. L’adresse est déjà remplie.
Un lien de rendez-vous sous votre signature : Dans la barre d’outils du message, le bouton Rendez-vous transforme un texte sélectionné, par exemple « Prenez rendez-vous avec moi », en lien vers l’un de vos types de rendez-vous en ligne. Le prospect réserve sans avoir à vous rappeler.
Envoyer plusieurs annonces à un même client
Depuis la liste des annonces
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Allez dans Annonces de vente > En vente (ou dans les annonces de location).
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Cochez les annonces à envoyer.
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Cliquez sur Actions, puis sur Imprimer ou envoyer un document.
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Choisissez Email : sur une sélection, seule la Fiche client est proposée. Cliquez sur Envoyer par email.
La liste des annonces de vente : deux annonces cochées, puis Actions > « Imprimer ou envoyer un document ».
Le même chemin sert à les imprimer : vous obtenez un fichier par annonce.
Depuis le rapprochement du client
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Ouvrez la recherche du contact.
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Cochez les annonces à envoyer.
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Cliquez sur Actions, puis sur Imprimer ou envoyer un document.
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Choisissez Email, la fiche et le modèle, puis Envoyer par email.
L’e-mail présente toutes les annonces cochées.
Quand la proposition apparaît
Dès que l’e-mail est parti, après les 5 secondes pendant lesquelles vous pouvez l’annuler, une fenêtre s’ouvre pour chaque destinataire, l’un après l’autre.
Elle apparaît quand vous envoyez des fiches par e-mail depuis :
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une annonce ;
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la liste des annonces, avec plusieurs annonces cochées ;
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le rapprochement d’un contact.
Rien n’est proposé après une impression, ni après l’envoi d’une estimation, qui s’adresse au vendeur.
Le contact n’existe pas encore
La fenêtre vous indique qu’il n’est pas dans vos contacts. Cliquez sur Créer le contact : le formulaire habituel s’ouvre, l’e-mail déjà rempli.
Si Prospeneo repère un contact qui ressemble, vous pouvez le choisir à la place : la fenêtre continue avec lui.
Une fois le contact créé, Prospeneo vous propose de lui créer sa recherche, comme ci-dessous.
Le contact n’a pas de recherche
Prospeneo vous propose une Suggestion de recherche, calculée d’après la ou les annonces envoyées :
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le type de transaction et le type de propriété ;
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un budget de 10 % sous le prix le plus bas à 10 % au-dessus du plus haut ;
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une surface minimale, un nombre de pièces et de chambres tirés des annonces.
Cliquez sur Créer la recherche. Vous pourrez la modifier ensuite, comme n’importe quelle recherche.
Le contact n'a pas de recherche active : la « Suggestion de recherche » reprend la transaction, le type de propriété, le budget, la surface, les pièces et les chambres des annonces envoyées. « Créer la recherche » la crée, « Non, merci » passe au destinataire suivant.
La ville n’est pas reprise dans les critères proposés. Ajoutez-la ensuite dans la recherche si besoin.
Le contact a déjà une ou plusieurs recherches
Prospeneo liste ses recherches actives, avec leurs critères. Choisissez celle qui correspond à cet envoi, puis cliquez sur Ajouter dans « À visiter ».
Aucune ne correspond : choisissez Créer une nouvelle recherche.
Le contact a déjà une recherche : cochez-la puis « Ajouter dans « À visiter » », ou choisissez « Créer une nouvelle recherche ». « Non, merci » passe au destinataire suivant.
Où vont les annonces envoyées
Les annonces envoyées sont ajoutées dans la colonne À visiter de la recherche, la colonne où vous ajoutez une propriété à la main dans le rapprochement.
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Pas de doublon : une annonce déjà dans la recherche n’y est pas ajoutée une deuxième fois. Si elle était dans les nouvelles annonces, elle passe dans À visiter.
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Une annonce déjà en Annonces visitées ou Annonces archivées reste où elle est.
Vous ne voulez rien ranger pour ce destinataire : cliquez sur Non, merci, et la fenêtre passe au suivant.
Un collègue en copie de l’e-mail reçoit aussi la proposition : cliquez sur Non, merci.
Ce que reçoit le client
La fiche part en lien, pas en pièce jointe. Le lien est valable 7 jours. Pas de blocage par la messagerie du destinataire, même pour un document lourd.
Un document de plusieurs pages produit un lien par page. Chaque lien apparaît comme une pastille dans le message : vous pouvez en retirer une avant d’envoyer.
Chaque fiche envoyée laisse ainsi une trace dans la recherche du prospect. Au prochain rapprochement, vous savez ce qu’il a déjà reçu.