Choisir votre boîte d'envoi et repérer une boîte qui ne se connecte plus

Quand vous avez plusieurs boîtes e-mail branchées dans Prospeneo, vos e-mails partent de votre boîte d’envoi par défaut. Vous la choisissez une fois, vous pouvez en changer pour un envoi, et une boîte qui ne se connecte plus est signalée avant que l’e-mail parte.

Pour brancher une boîte, voir Connecter votre messagerie email à Prospeneo.

Choisir votre boîte d’envoi par défaut

1. Cliquez sur la petite icône email, puis sur Paramètres.

2. Sur la ligne Boîte d’envoi par défaut, ouvrez la liste à droite.

3. Choisissez la boîte. Le choix est enregistré tout de suite.

En tête de liste figure la boîte qui part aujourd’hui, puis les autres boîtes que vous pouvez utiliser. La boîte choisie porte un badge vert Par défaut, dans le tableau des comptes et dans la liste des boîtes de la messagerie.

Si vous n’avez rien choisi, vos e-mails partent de la première boîte globale.

« Paramètres des comptes e-mail » : la liste « Boîte d'envoi par défaut » ouverte, avec « Non connectée » à côté d'une boîte qui ne se connecte plus.

Pour un collègue (administrateur)

La boîte d’envoi par défaut d’un utilisateur se règle aussi depuis sa fiche : Paramétrage en bas à gauche, Utilisateurs et sécurité, Utilisateurs, ouvrez l’utilisateur, champ Boîte d’envoi par défaut.

Changer de boîte pour un seul envoi

À l’écriture d’un e-mail, le champ De : s’ouvre sur votre boîte par défaut. Choisissez-en une autre dans la liste : elle ne vaut que pour cet envoi, votre défaut ne change pas.

Une réponse part toujours de la boîte qui a reçu le message.

Une boîte qui ne se connecte plus

Un mot de passe changé, un serveur modifié chez l’hébergeur, une connexion Microsoft expirée : la boîte reste branchée, mais Prospeneo ne peut plus s’y connecter. Elle est signalée :

• dans la liste des boîtes de la messagerie : un triangle rouge et Non connectée sous l’adresse. Au survol, vous voyez ce qui échoue : la réception, l’envoi, ou les deux ;

• dans le champ De : de la fenêtre d’écriture, avec un bandeau rouge : « Cet e-mail ne peut pas partir ». Le bouton Envoyer est grisé ;

• dans les Paramètres : Non connectée à côté de la boîte d’envoi par défaut et dans sa liste, et Erreur de connexion dans la colonne Statut.

La fenêtre « Composer un nouvel e-mail » : triangle rouge à côté de « De : », bandeau « Cet e-mail ne peut pas partir » avec le lien « Ouvrir les paramètres des comptes e-mail », bouton « Envoyer » grisé.

Pour envoyer quand même, choisissez une autre boîte dans De :.

Pour réparer la boîte :

1. Cliquez sur le lien du bandeau, ou allez dans Paramètres depuis l’icône email.

2. Cliquez sur le crayon de la boîte.

3. Corrigez le mot de passe ou les serveurs IMAP et SMTP, puis enregistrez.

4. Cliquez sur Tester la connexion. Le statut repasse à Connecté.

Pour une boîte Microsoft 365, reconnectez-la avec votre compte Microsoft : voir Connecter un compte Microsoft 365 à Prospeneo.

Qui peut brancher une boîte

Deux droits, dans les privilèges du rôle, groupe Marketing et emails :

• Brancher et gérer les boîtes e-mail globales : les boîtes vues par tous les conseillers du groupe ;

• Brancher sa boîte e-mail personnelle : sa propre adresse, Gmail, Microsoft ou autre.

Au départ, le propriétaire du compte, le manager et l’assistante ont les deux. Le conseiller, l’agent mandataire et l’invité n’en ont aucun : ils envoient depuis une boîte globale. Vous cochez ensuite qui y a droit : Paramétrage, Utilisateurs et sécurité, Privilèges, puis le rôle.

Sans le droit de boîte personnelle, un utilisateur ne peut pas en brancher une, et sa boîte d’envoi par défaut est forcément une boîte globale.

Les privilèges d'un rôle, groupe « Marketing et emails » : « Brancher et gérer les boîtes e-mail globales » et « Brancher sa boîte e-mail personnelle » cochés.