Prendre un rendez-vous avec toute l'équipe

Une caravane sur un bien, une réunion d’agence : qui est libre demain à 15 h ? Plus besoin de faire le tour du bureau. Les disponibilités de l’équipe vous montrent qui est libre, et l’événement part dans l’agenda de chacun.

Avant de commencer

Deux préalables, à faire une fois.

Chaque collaborateur a ses disponibilités. Dans Rendez-vous > Disponibilités, un collaborateur sans disponibilité clique sur Créer une disponibilité. Une disponibilité par défaut est créée, qu’il peut modifier. Voir Définir les disponibilités des rendez-vous.

Vos équipes sont créées. Une équipe de vente et une équipe de gestion n’ont pas les mêmes membres. Dans Rendez-vous > Équipes, cliquez sur Créer une équipe, donnez-lui un nom, puis Ajouter un membre pour chaque collaborateur. Voir Créer une équipe pour les rendez-vous.

L'onglet « Mes disponibilités » : vos disponibilités avec leurs horaires et leur fuseau, celle « Par défaut » en tête, et le bouton « Créer une disponibilité » en haut à droite.

Voir qui est libre

Dans Disponibilités, ouvrez l’onglet Disponibilités de l’équipe. Chaque membre a sa ligne :

• en vert, ses disponibilités ;

• hachurés de rouge, ses rendez-vous déjà pris : rendez-vous et événements de son agenda Google ou Outlook.

L'onglet « Disponibilités de l'équipe » : une ligne par membre avec son fuseau horaire, les heures disponibles en vert, et à 16 h le rendez-vous pris en commun, hachuré de rouge. La légende « Disponible » / « Rendez-vous » est en haut à droite.

Créer l’événement

1. Cliquez sur l’heure voulue, par exemple 15 h. L’Agenda de l’équipe s’ouvre à côté, sur trois jours, avec les membres de l’équipe.

2. Cliquez sur le créneau dans la grille : un clic crée un événement d’une heure, un glisser l’étend à la durée voulue. Vous vous êtes trompé d’heure ? Cliquez ailleurs sur les trois jours.

3. La fenêtre Créer un évènement s’ouvre. Renseignez le titre (« Caravane »), le lieu et une description.

4. Dans Inviter un membre de mon équipe, cliquez sur Ajouter un collègue. Les équipes s’affichent en tête : survolez l’œil pour voir leurs membres, et cliquez sur une équipe pour inviter tout le monde. Vous pouvez aussi chercher un collègue par son nom.

5. Ajoutez une annonce liée si la caravane porte sur un bien précis.

6. Cliquez sur Créer un évènement.

Un clic sur une heure ouvre l'« Agenda de l'équipe » à droite, sur trois jours, une couleur par membre. Les rendez-vous déjà pris y figurent, et le cadre pointillé marque le créneau que vous allez créer.

Suivre les réponses

L’événement s’affiche dans votre agenda. Cliquez dessus : chaque invité porte sa réponse, En attente, Accepté ou A refusé.

L'aperçu de l'événement dans l'agenda de Prospeneo : le « Résumé Prospeneo » avec l'annonce, les rappels, l'agenda, l'organisateur, puis l'invité marqué « (invité) » et sa réponse, ici « En attente ».

Chez l’invité, l’événement apparaît en transparence tant qu’il n’a pas répondu, avec « Organisé par » et votre nom. Il répond à Participer ? par Oui ou Non, et votre événement se met à jour tout seul. S’il répond Non, l’événement disparaît de son agenda.

L’invité peut aussi répondre directement dans son agenda Google ou Outlook : la réponse remonte de la même façon.

L'invitation vue dans l'agenda Google de l'invité : « 1 en attente », le « Résumé Prospeneo » avec l'annonce, et la question « Participer ? » en bas.

Dans l'agenda Google de l'invité : à gauche, son invitation, encore en attente (cadre blanc) ; à droite, le même événement lu dans « Agenda Fred Facilogi », auquel il est abonné.

Déplacer l’événement

Glissez l’événement sur un autre créneau dans votre agenda : il est déplacé pour tous les invités.

Une fois l’événement posé, il apparaît en rouge dans les Disponibilités de l’équipe de chaque membre.

Pour aller plus loin

• Définir les disponibilités des rendez-vous

• Créer une équipe pour les rendez-vous