Relancer automatiquement un acquéreur sans suivi depuis plusieurs jours
Un acquéreur ou un locataire en recherche n’a plus de nouvelles de vous depuis plusieurs jours ? Prospeneo peut le relancer automatiquement par e-mail. Pour savoir s’il y a eu un suivi, Prospeneo regarde une seule chose : les comptes rendus de sa recherche.
Attention : Un appel, un rendez-vous ou un e-mail échangé avec l’acquéreur ne compte pas comme un suivi tant qu’il n’est pas noté dans un compte rendu. Si vous l’avez eu au téléphone ce matin sans écrire de compte rendu, il recevra quand même la relance.
Le bon de visite signé ne compte pas non plus, même s’il apparaît dans l’historique de la recherche : après une visite, ajoutez un compte rendu.
Comment Prospeneo décide de relancer
La règle utilise le déclencheur Contact en recherche (suivi) : « Se produit quand un acquéreur ou un locataire n’a pas de suivi depuis x jours ». Vous choisissez le nombre de jours.
Chaque jour, Prospeneo regarde la date du dernier compte rendu de chaque recherche :
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un compte rendu a été ajouté dans le délai : rien ne part ;
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aucun compte rendu depuis plus de x jours : la relance part.
La relance elle-même remet le délai à zéro. L’acquéreur n’est donc pas relancé tous les jours : sans nouveau compte rendu, la relance suivante part x jours plus tard.
Exemple, avec une règle réglée sur 15 jours :
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le 1er du mois, vous faites visiter un bien et vous ajoutez un compte rendu acquéreur ;
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le 10, vous appelez l’acquéreur, mais vous n’écrivez pas de compte rendu ;
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le 16, Prospeneo considère qu’il n’y a pas eu de suivi depuis 15 jours, et la relance part, alors que vous lui avez parlé il y a six jours.
Le bon réflexe : un compte rendu après chaque échange
Après un appel, une visite ou un point avec un acquéreur, ajoutez un compte rendu sur sa recherche, même court (« Appelé, toujours intéressé, attend la vente de son appartement »). C’est ce compte rendu qui remet le compteur à zéro.
Il vous sert aussi : l’historique de la recherche reste complet pour vous et pour vos collègues.
Mettre en place la relance
La relance repose sur une règle d’automatisation. Elle vaut pour toutes les recherches de vos acquéreurs et locataires : il n’y a rien à activer recherche par recherche.
Note : À ne pas confondre avec Actions > Activer la relance auto par email d’une recherche : celle-là envoie automatiquement à l’acquéreur les nouvelles annonces et les baisses de prix qui correspondent à sa recherche. Elle n’a rien à voir avec la relance sans suivi.
Créer la règle
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Allez dans Automatisation et emails > Automatisation.
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Cliquez sur Créer une règle.
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Choisissez le déclencheur Contact en recherche (suivi) et indiquez le nombre de jours sans suivi dans le champ Jours.
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Ajoutez l’action Envoyer un email et créez votre message (par exemple « Où en est votre projet ? »).
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Cliquez sur Enregistrer la règle, puis sur Activer la règle.
Une règle avec le déclencheur « Contact en recherche (suivi) » : le champ « Jours » fixe le délai sans compte rendu au-delà duquel la relance part. Les actions sont à droite, dont « Envoyer un email ».
Conseil : Choisissez un délai qui laisse le temps à vos conseillers d’écrire leurs comptes rendus. Un délai trop court relance des acquéreurs que vous suivez de près.
Ne pas relancer un acquéreur que vous venez d’avoir
Ajoutez un compte rendu sur sa recherche : le délai repart de zéro et la relance ne part pas.
Pour arrêter toutes les relances de ce type, désactivez la règle dans Automatisation et emails > Automatisation.