Envoyer la fiche de l'annonce par email

Dans cet article, vous apprendrez à envoyer des fiches publiques d'annonces par email selon quatre méthodes différentes disponibles dans Prospeneo. Vous découvrirez comment paramétrer l'envoi, les contraintes à respecter, et comment exploiter cette fonctionnalité pour optimiser votre communication client et vos présentations à distance.

Qu'est-ce qu'une fiche publique ?

Définition et contenu

La fiche publique est la fiche descriptive complète d'une annonce contenant :

• Informations du bien : Caractéristiques, surface, équipements
• Photos : Visuels de présentation de l'annonce
• Prix et conditions : Tarif, honoraires, disponibilité
• Localisation : Adresse et informations géographiques
• Contact : Coordonnées de l'agence

Usage recommandé

• Envoi aux prospects : Suite à une première présentation
• Support de négociation : Documentation client complète
• Préparation de visite : Information préalable détaillée

Méthode 1 : Envoi depuis la vue liste des annonces

Procédure depuis la liste

1. Allez dans Annonces > En vente ou En location
2. Sélectionnez une seule annonce (important : une à la fois uniquement)
3. Cliquez sur "Actions" dans le menu au-dessus de la liste
4. Sélectionnez "Envoyer la fiche publique par email"

Contrainte importante : Cette fonction ne fonctionne que pour une annonce à la fois. Si vous sélectionnez plusieurs annonces, l'envoi ne pourra pas s'effectuer.

Méthode 2 : Envoi depuis la fiche annonce

Procédure depuis l'annonce détaillée

1. Ouvrez l'annonce souhaitée en cliquant dessus
2. Cliquez sur "Actions" en haut à droite
3. Sélectionnez "Envoyer la fiche par email"

Avantage : Accès direct depuis le contexte de consultation de l'annonce.

Méthode 3 : Envoi depuis le rapprochement (Actions)

Procédure depuis les contacts en recherche

1. Allez dans Contacts > Mes contacts en recherche
2. Sélectionnez le contact souhaité pour accéder à ses critères
3. Dans le pipeline de rapprochement, sélectionnez une annonce
4. Cliquez sur "Actions" en haut à droite
5. Sélectionnez "Envoyer la fiche publique par email"

Contexte : Envoi dans le cadre d'une présentation ciblée selon les critères du contact.

Méthode 4 : Envoi depuis la popup d'annonce (Rapprochement)

Procédure depuis la popup de détail

1. Dans le rapprochement contact, cliquez sur une annonce du pipeline
2. L'annonce s'ouvre dans une popup de détail
3. Dans cette popup, cliquez sur "Envoyer la fiche publique par email"

Avantage : Envoi immédiat sans quitter l'interface de rapprochement.

Paramétrage de l'envoi

Fenêtre d'envoi

Quelle que soit la méthode choisie, une nouvelle fenêtre s'ouvre avec :

Informations expéditeur

• Nom de l'expéditeur : Votre nom ou celui de l'agence
• Email de l'expéditeur : Votre adresse email professionnelle

Destinataire

• Sélection du contact : Choisissez le destinataire dans votre base de contacts
• Recherche : Fonction de recherche pour trouver rapidement le bon contact

Message

• Objet : Personnalisable selon le contexte
• Corps du message : Texte d'accompagnement personnalisable

Réception par le client

Email reçu par le contact

Le contact destinataire reçoit un email contenant :

• Votre message personnalisé
• Lien de téléchargement : "Télécharger la fiche publique"
• Informations de contact : Vos coordonnées pour retour

Format de la fiche

• Document PDF : Téléchargeable directement
• Mise en page professionnelle : Présentation soignée
• Informations complètes : Toutes les données de l'annonce

Cas d'usage optimaux

Première présentation

• Suite à un appel : Envoi immédiat de biens sélectionnés
• Préparation de RDV : Documentation préalable des biens à visiter
• Réponse à une demande : Envoi de biens correspondant aux critères

Suivi commercial

• Relance client : Nouveaux biens correspondant aux critères
• Négociation : Support documentaire pour les échanges
• Historique : Constitution d'un dossier client complet

Prospection

• Première approche : Présentation de biens attractifs
• Démarchage : Support professionnel pour les contacts
• Référencement : Transmission vers prospects qualifiés

Bonnes pratiques

Personnalisation du message

• Adaptez le ton selon la relation client
• Mentionnez les points forts du bien
• Proposez un suivi ou une visite

Timing d'envoi

• Envoi immédiat : Suite à une conversation téléphonique
• Horaires professionnels : Évitez les envois tardifs
• Suivi rapide : Relancez sous 48h pour recueillir les impressions

Gestion des destinataires

• Vérifiez l'adresse email avant envoi
• Segmentez selon les profils (investisseur, primo-accédant)
• Tracez les envois pour éviter les doublons

Exploitation des retours

• Contactez rapidement après envoi
• Notez les retours dans les comptes rendus
• Ajustez les futurs envois selon les préférences exprimées

Limitations techniques

Contraintes d'envoi

• Une annonce à la fois uniquement
• Un destinataire par envoi
• Contact obligatoire : Doit être dans votre base de données

Solutions pour envois multiples

• Envois successifs : Répétez l'opération pour chaque annonce
• Bons de visite : Alternative pour présenter plusieurs biens
• Sélections groupées : Utilisez d'autres outils pour les envois en lot

Cette fonctionnalité vous permet de maintenir un contact régulier et professionnel avec vos clients tout en leur fournissant une documentation complète et soignée pour leurs projets immobiliers.