Rendez-vous libre ou rendez-vous et bon de visite, la différence

Un prospect veut visiter un appartement. Depuis sa fiche contact, ou depuis un rapprochement, Prospeneo vous propose trois rendez-vous. Ils ne laissent pas la même trace : un seul vous permet de suivre la visite, de faire signer le bon et de retrouver tout l’historique.

Les trois choix

1. Ouvrez la fiche du contact.

2. Cliquez sur Actions > Prendre un rendez-vous.

3. La fenêtre Quel rendez-vous ? propose trois colonnes :

La fenêtre « Quel rendez-vous ? » : « Rendez-vous libre » et son avertissement, « Rendez-vous » pris sur un créneau de vos disponibilités, et « Rendez-vous et bon de visite » avec les recherches du contact.

Le rendez-vous libre

Pourquoi ? C’est le plus simple : vous le posez dans votre agenda, il se synchronise avec Google ou Outlook, point.

En contrepartie, il ne laisse aucune trace :

• il n’apparaît pas dans vos statistiques de rendez-vous ;

• il n’est pas rattaché au contact : vous ne le retrouvez pas sur sa fiche.

Prendre un rendez-vous, avec ses annonces

Pourquoi ? Le rendez-vous se suit : vous le retrouvez dans Mes rendez-vous, sur la fiche du contact et dans vos statistiques. S’il porte des annonces, c’est une visite, avec son bon de visite.

1. Dans Quel rendez-vous ?, cliquez sur Choisir un créneau. La fenêtre Prendre un rendez-vous s’ouvre avec le nom du contact.

2. Pour inviter une autre personne, le conjoint par exemple, utilisez Inviter un contact (nom ou e-mail).

3. Choisissez le Type de rendez-vous, par exemple Visite de biens.

4. Dans Annonces liées, cherchez les annonces à visiter. Vous pouvez en ajouter plusieurs.

5. Choisissez le jour, puis le créneau. Pas de créneau libre ? Cochez Poser en dehors des créneaux proposés.

6. À droite, la Prévisualisation de votre semaine montre où tombe le rendez-vous.

7. Cliquez sur Poser le rendez-vous.

La fenêtre « Prendre un rendez-vous » : le contact, l'invitation d'un autre contact, « Pour qui », le type « Visite de biens », l'annonce liée, le calendrier des créneaux et la prévisualisation de la semaine.

Rattacher la visite à une recherche du contact

Pourquoi ? Votre contact a déjà des recherches. Rattacher les annonces visitées à la bonne recherche garde vos données propres, sans ressaisie : le logiciel fait le travail pour vous.

Après Poser le rendez-vous, si le contact a des recherches actives, la fenêtre … a N recherches actives vous demande où ranger les annonces :

• choisissez une recherche existante ;

• ou Créer une nouvelle recherche : Prospeneo la crée d’après l’annonce que vous faites visiter, et vous l’affinerez ensuite.

Cliquez sur Ajouter dans « À visiter ».

« Claire GERBIER a 2 recherches actives » : deux recherches existantes, ou « Créer une nouvelle recherche » d'après l'annonce, puis « Ajouter dans « À visiter » ».

Suivre le rendez-vous et son bon de visite

Pourquoi ? Tout se gère au même endroit : déplacer le rendez-vous, le confier à un collègue, ajouter une annonce, faire signer le bon.

1. Allez dans Rendez-vous > Mes rendez-vous.

2. Cliquez sur le rendez-vous : son détail s’ouvre à droite.

3. Le bloc Bon de visite propose Aperçu, Imprimer, Signer et Déposer le bon signé. Le bon se signe du doigt sur l’application mobile Prospeneo.

4. Déplacer, en bas, change l’horaire. Le menu … propose aussi de voir le contact ou de réattribuer le rendez-vous.

Dans ce volet, vous pouvez aussi écrire une Note, inviter d’autres personnes et ajouter des annonces à la volée.

Le détail d'un rendez-vous dans « Mes rendez-vous » : l'invité, le lieu, l'annonce, le bloc « Bon de visite » (Aperçu, Imprimer, Signer, Déposer le bon signé), l'organisateur, et « Déplacer ».

Dans l’agenda, le rendez-vous se gère depuis Prospeneo

Cliquez sur Voir l’événement dans l’agenda. Contrairement à vos autres événements, celui-ci n’est pas modifiable : si vous essayez de le glisser, il reste en place. L’événement vous le dit : pour le déplacer ou l’annuler, passez par Gérer le rendez-vous, et l’invité sera prévenu.

C’est cet événement que vous recevez dans Google ou Outlook et sur l’application mobile, avec le bouton Signer le bon de visite.

L'événement dans l'agenda : le bandeau « pour le déplacer ou l'annuler, passez par Gérer le rendez-vous », le « Résumé Prospeneo », « Signer le bon de visite » et « Gérer le rendez-vous ».

Sur la fiche du contact

L’onglet Rendez-vous de la fiche du contact liste tous les rendez-vous que vous avez eus avec lui.

Pourquoi ? Vous gardez l’historique. Demain, vous pourrez attester à un propriétaire du nombre de visites faites sur son bien, ou voir qu’un contact vous a posé plusieurs lapins il y a quelques mois.

L'onglet « Rendez-vous » de la fiche contact : chaque rendez-vous avec son statut (Confirmé, Annulé par l'équipe, À clôturer), sa date et son organisateur.

Les statistiques de rendez-vous

Pourquoi ? Vos rendez-vous sont tracés : vous pouvez donc les analyser. Combien ont été honorés, combien annulés, qui en prend le plus, et à quels moments vos clients veulent venir.

1. Allez dans Tableau de bord > Statistiques de rendez-vous.

2. En haut, choisissez le conseiller (Tous les conseillers par défaut) et la période.

3. Le bouton Comparer, à côté, met la période en regard d’une autre.

L’écran se lit par blocs :

« Statistiques de rendez-vous » : le choix du conseiller et de la période, « Comparer », puis les blocs « Rendez-vous », « Participation » et « Annulations ».

Comment lire « Heures et jours demandés » ? Plus une case est foncée, plus vos clients choisissent ce créneau. Sur une journée, ça ne dit pas grand-chose. Sur une année, vous voyez vos moments forts : le jeudi matin, ou le mardi et le vendredi soir, par exemple.

Le bloc « Heures et jours demandés » : une ligne par heure, une colonne par jour, les créneaux les plus demandés en orange foncé.

Pour aller plus loin

• Rendez-vous libre ou rendez-vous, lequel choisir et où le retrouver

• Gérer mes rendez-vous

• Confirmer, réattribuer ou déplacer un rendez-vous à venir