Créer un rendez-vous public pour tous les collaborateurs, sans équipe

Vous voulez un rendez-vous public que tous les collaborateurs puissent utiliser, sans créer d’équipe. Voici ce qui est possible.

Un type commun à tous : non

Un type de rendez-vous appartient à une seule personne, ou à une équipe. Il n’existe pas de type global, partagé par tout le compte.

Et un même type ne s’adapte pas à celui qui l’utilise. Les champs que vous laissez vides (nom de l’hôte, adresse, e-mail) reprennent ceux du propriétaire du type, de son point de vente. Pas ceux du collaborateur qui diffuse le lien.

La solution sans équipe : le même type chez chaque collaborateur

Vous créez le type une fois par collaborateur, directement à son nom. Chacun a alors son propre lien public, avec ses informations et ses disponibilités : c’est là que les champs laissés vides s’adaptent à chacun.

1. Dans Rendez-vous > Types de rendez-vous, cliquez sur Créer un type de rendez-vous.

2. Sous Pour un collègue, choisissez la personne.

3. La fenêtre confirme : « Ce type de rendez-vous sera créé pour … ». Saisissez le nom et la durée, puis validez.

4. La fiche du type s’ouvre : complétez-la (lieu, formulaire, rappels). Laissez vides les champs qui doivent reprendre les informations du collaborateur.

Recommencez pour chaque collaborateur, avec le même nom et les mêmes réglages.

Le menu « Créer un type de rendez-vous » : vous-même et vos équipes en haut, puis la rubrique « Pour un collègue », qui liste les autres utilisateurs du compte.

Pour le détail des réglages d’un type, voir Créer un type de rendez-vous.

Et avec une équipe ?

Une équipe répond à deux autres besoins.

Un seul lien pour toute l’agence. Un type de rendez-vous d’équipe fonctionne en round robin : le client réserve sur un lien unique, et le rendez-vous est attribué à un membre, à tour de rôle ou selon vos règles. Ce n’est pas un rendez-vous avec toute l’équipe. Seul le propriétaire du compte crée une équipe ; il peut ensuite vous en nommer Administrateur pour que vous y créiez les types. Voir Répartir les rendez-vous à tour de rôle (round robin).

Réunir plusieurs collaborateurs au même moment (caravane, réunion d’agence). Ce n’est pas un type de rendez-vous : vous partez des disponibilités de l’équipe, et l’événement part dans l’agenda de chacun. Voir Prendre un rendez-vous avec toute l’équipe.

En résumé