Personnaliser votre signature e-mail
Votre signature part en bas des e-mails que vous envoyez depuis Prospeneo : depuis la fiche d’un contact, la messagerie, et les e-mails automatiques qui la reprennent. Vous y mettez votre photo, vos coordonnées, et si vous le souhaitez un lien vers votre page de prise de rendez-vous.
Elle se modifie à deux endroits : depuis votre compte, ou, pour un administrateur, depuis la fiche de chaque utilisateur. Une boîte e-mail commune peut aussi avoir sa propre signature, au nom de l’agence.
Depuis votre compte
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En bas de la barre de gauche, cliquez sur votre nom, puis sur Mon compte.
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Ouvrez l’onglet Signature email.
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Écrivez votre signature : nom, prénom, fonction, téléphone, adresse, photo ou logo.
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Enregistrez.
« Mon compte », onglet « Signature email » : la signature, et sous elle la barre d'outils avec « Insérer variable » et « Rendez-vous ».
Depuis la fiche d’un utilisateur (administrateur)
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Allez dans Paramétrage, puis Utilisateurs et sécurité, puis Utilisateurs.
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Cliquez sur l’utilisateur dans la liste.
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Ouvrez l’onglet Signature email et modifiez sa signature.
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Enregistrez.
La fiche d'un utilisateur, onglet « Signature email » : un administrateur y modifie la signature de chaque utilisateur.
Signer au nom de l’agence depuis une boîte commune
Vous avez peut-être deux boîtes e-mail dans Prospeneo : votre boîte personnelle, et une boîte commune au nom de l’agence, par exemple contact@votre-agence.fr. Depuis la boîte commune, vous ne voulez pas forcément signer avec votre nom. La variable Point de vente signe au nom de l’agence.
Chaque boîte a sa propre signature, dans les réglages de la messagerie :
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Dans les Paramètres de la messagerie, cliquez sur le crayon de la boîte.
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Ouvrez l’onglet Signature.
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Cliquez sur Insérer la variable, puis, dans le groupe Utilisateur, choisissez ce que la boîte doit signer (voir ci-dessous).
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Cliquez sur Enregistrer.
Deux réglages possibles :
| Dans la signature de la boîte | Ce que reçoit votre contact |
|---|---|
| Signature, puis en dessous Point de vente | votre signature personnelle, suivie des coordonnées de l’agence |
| Point de vente seul | les coordonnées de l’agence seulement, sans votre nom |
« Insérer variable », groupe « Utilisateur » : la variable « Point de vente » posée sous la variable « Signature ».
La variable Point de vente reprend les informations de votre point de vente, renseignées dans le Paramétrage : nom, adresse (avec code postal et ville), téléphone, e-mail et site. Pour les modifier, voir Personnaliser votre point de vente ou votre marque.
Quand vous écrivez un nouvel e-mail depuis cette boîte, sa signature se pose en bas du message et les variables sont remplacées tout de suite. Vous voyez donc dans la fenêtre ce que votre contact recevra. Une boîte sans signature reprend votre signature personnelle.
Où la variable Point de vente fonctionne : Elle est remplacée dans la fenêtre d’écriture d’un e-mail : messagerie, fiche d’un contact, envoi de documents ou de fiches. Dans le texte d’un rappel SMS, elle donne le nom du point de vente seul. Elle n’est pas encore remplacée dans les campagnes, les séquences et les e-mails automatiques : utilisez-y la variable Signature.
Pour connecter une boîte commune, voir Connecter votre messagerie email à Prospeneo.
Ajouter un lien de prise de rendez-vous dans votre signature
Chaque personne qui reçoit un de vos e-mails peut alors réserver un créneau avec vous, sans échange de messages.
Le lien mène vers une page web qui porte votre prise de rendez-vous. Il faut donc d’abord :
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un type de rendez-vous, voir Créer un type de rendez-vous ;
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une page de tunnel de vente qui le contient, dans un tunnel activé, voir Publier un rendez-vous sur une page web.
Ensuite, dans l’onglet Signature email :
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Écrivez le texte du lien, par exemple « Prendre rendez-vous avec moi », et sélectionnez-le. Sans texte sélectionné, le nom du type de rendez-vous devient le texte du lien.
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Dans la barre d’outils, cliquez sur Rendez-vous.
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Dans la fenêtre Envoyer un lien de rendez-vous, cliquez sur votre type de rendez-vous. Sous chaque type figurent le tunnel et la page qui le portent ; l’icône à côté du nom ouvre la page dans un nouvel onglet, pour la vérifier. Si des collègues ont aussi des pages, deux onglets les séparent : Mes rendez-vous et Tous les agents.
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Enregistrez.
Le texte devient un lien vers la page de réservation. Cliquez dessus pour le vérifier ou changer de type de rendez-vous.
La fenêtre « Envoyer un lien de rendez-vous », ouverte par le bouton « Rendez-vous » : chaque type avec son tunnel et sa page, et une recherche quand la liste est longue.
La liste est vide ? Elle ne montre que les pages actives qui contiennent un élément Rendez-vous. « Aucune page active ne porte de prise de rendez-vous » signifie que la page n’existe pas encore, ou que son tunnel n’est pas activé : Actions, puis Activer dans le tunnel.
Un lien vers une autre page : Pour un lien vers votre site ou une autre page, sélectionnez le texte et utilisez le bouton de lien de la barre d’outils. Collez l’adresse de la page.
Dans les e-mails automatiques
Pour signer un e-mail envoyé par une règle d’automatisation, une séquence ou une campagne, insérez dans son texte la variable signature, dans les variables utilisateur. Elle est remplacée à l’envoi par la signature enregistrée dans votre compte, lien de rendez-vous compris.
Par exemple, un visiteur remplit un formulaire sur votre page web. Une règle d’automatisation lui envoie un e-mail de remerciement. Avec la variable signature, il y trouve votre lien et réserve son rendez-vous lui-même. Voir Automatiser la suite d’une réservation depuis un tunnel de vente.
« Insérer variable », groupe « Utilisateur » : la variable « Signature », remplacée à l'envoi par votre signature.